如何合併 PDF 文件

已發表: 2022-09-09

無論您是掃描文檔還是從 Internet 下載多個文件,將它們轉換為單個 PDF 通常很有用。 根據您的軟件,可以通過幾種不同的方式將項目組合成 PDF 文件。

但是,人們在這樣做時經常會遇到一些問題,包括頁面以錯誤的順序出現或在合併後應用了奇怪的格式。 如果您在合併 PDF 時遇到問題,本文將幫助您正確完成。

為什麼合併 PDF 文件是值得的

任何處理過 PDF 文件的人都知道它們可能會有點痛苦。 嘗試編輯它們通常是一件令人頭疼的事情,而且文件大小可能會變得比您急忙想要的大。

但是,將多個文件合併為一個 PDF 有很多好處,無論是更容易將一份綜合文檔發送給團隊成員、利益相關者或招聘經理,還是只是為了讓您的文件存儲更整潔、更有條理。

此外,將文件合併為 PDF 也有助於保護您的信息。 您可以添加密碼以防止任何人在未經您許可的情況下打開或打印文檔,這是其他文件格式難以做到的。

對於需要經常這樣做的企業公司來說,投資像 Adob​​e Acrobat 這樣的高質量工具可能是物有所值的。 但是對於只需要偶爾合併 PDF 的個人或小型企業來說,也有很多免費選項可用。

合併 PDF 文件所需的投資

在大多數情況下,您可以使用免費的在線 PDF 合併器或 PDF 閱讀器軟件附帶的內置工具。

然而,這條規則有一些例外。 如果您需要合併加密的 PDF 文件或處理敏感信息,您需要確保您使用的軟件是安全的。

對於持有商業機密、員工信息或其他機密數據的大型組織而言,頂級 PDF 合併的價格標籤是值得投資的。

此外,如果您需要合併大量 PDF 或非常大的文件,您可能需要購買專為該任務設計的功能更強大的程序。

幸運的是,有很多不同價位的選項可供選擇,因此在不超出預算的情況下找到適合您需求的軟件應該不會太困難。

當然,時間是另一項關鍵投資。 合併 PDF 文件可能是一個漫長的過程,尤其是在您處理多個大型文檔時。 當在 Windows 機器上組合 PDF 時,這一點變得更加真實,而不是在 Mac 上。

對於任何精通技術的人來說,本指南應該提供足夠多的信息來有效地完成工作。

在 Windows 上成功合併 PDF 文件的工具

如果您需要在 Windows 計算機上合併 PDF,可以使用幾種不同的方法。

一種流行的選擇是使用 PDF 閱讀器軟件附帶的內置工具。 例如,如果您已經在使用 Adob​​e Acrobat,則可以直接從該程序中合併 PDF。

但 Windows 計算機本身並沒有安裝 PDF 閱讀器。 因此,您需要下載並安裝一個。 您可以使用免費(而且相當有限)軟件或具有強大功能和安全性的幾個付費應用程序之一。

以下是如何在 Windows 上將 PDF 與幾個不同的應用程序合併:

1.PDFsam

PDFsam 是一個免費的開源 Windows 程序,它也有適用於 Linux 和 macOS 的選項。 它是合併 PDF 的最受歡迎的選項之一。

顯示文件列表和合併設置的 PDFsam 儀表板屏幕截圖

該程序允許您使用多種功能,包括合併和拆分 PDF 文檔。 您還可以合併兩個 PDF 文件,在每個文件的頁面之間交替以從多個單獨的 PDF 生成單個 PDF。

但是,不要期望您在 Adob​​e Reader 和其他商業軟件中看到的用戶界面那麼簡單。

在 PDFsam 中將兩個 PDF 文件拖到一個窗口中會將它們組合成一個列表。 您可以通過拖動單個組件來重新排序列表。 但是,您一次只能從每個 PDF 中選擇一頁。

基本版處理拆分和合併 PDF(以及其他功能)的能力,而且從不花一分錢。 還有兩個付費版本——增強版,它是一個全功能的 PDF 編輯器,以及可視版,它是一個強大的 PDF 組合器,提供比基本版更多的功能。 起價分別為每位用戶每年 69 美元和每位用戶每年 34.90 美元。

2. PDF合併和拆分器

PDF Merger & Splitter 儀表板的屏幕截圖,其中包含文件列表和頁面大小設置下拉菜單

PDFsam 的免費替代品是 Microsoft Store 中提供的 PDF Merger & Splitter 應用程序。 顧名思義,它可以做的不僅僅是合併 PDF; 您還可以將多頁 PDF 拆分為多個文檔。

該程序由AnywaySoft 製作,該公司在其網站上沒有提供太多關於自身的信息。 PDF Merger & Splitter 是一款免費的 UWP(通用 Windows 平台)應用程序,它使用開源 PDFsharp 庫來呈現 PDF 文檔。

PDF Merger & Splitter 提供的功能比 PDFsam 少,但在確保您合併的所有 PDF 保持單一頁面大小的能力方面超過了它。 您可以強制所有頁面的尺寸與您正在組合的批次的第一個、最大或最常用的頁面相同。

3. Adob​​e Acrobat、PDF-Xchange Editor 或 ABBYY FineReader

如果您不想處理功能限制的麻煩,則需要付費應用程序。 好的會在將其保存到磁盤之前向您顯示合併的 PDF 並顯示縮略圖,以便您可以在側邊欄中上下拖動它們以重新排列頁面。

我們認為三個 PDF 軟件平台代表了可用的最佳付費選項:Adobe Acrobat、Tracker Software 的 PDF-Xchange Editor 和 ABBYY FineReader。

這些平台中的每一個的文件合併過程都是相似的。 這是如何做到的:

  1. 導航到文件 > 創建 > 將文件合併為單個 PDF。
  2. 在彈出窗口中,單擊添加文件以選擇要合併的文件。 您可以從 PDF 文件、Excel 電子表格、Word 文檔或 PowerPoint 演示文稿中進行選擇。
  3. 您可以按住鍵盤上的 Ctrl 鍵一次選擇多個文件。
  4. 按照您希望它們出現在文件列錶框中的順序排列文件。
  5. 單擊合併文件
  6. 通過導航到文件 > 另存為並選擇要將其保存在計算機上的位置來保存新組合的 PDF。

您可以通過在 PDF 組合工具中的單獨選項卡中打開多個文件並在組合文檔時將所需頁面的縮略圖從源選項卡拖動到目標選項卡來微調組合。 如果縮略圖不可見,請按 Ctrl-T 或轉到“視圖”>“面板”以顯示它們。

在這三個選項中,PDF X-change Editor 是最具成本效益的。 一個用戶的永久許可證起價為 56 美元,而另外兩個需要訂閱計劃。 Adobe Acrobat 起價為每月 12.99 美元,而 ABBYY FineReader Mac 起價為每年 69 美元,Windows 起價為每年 117 美元。

在 Mac 上合併 PDF 的 5 個步驟

macOS 包括一些最強大的內置 PDF 工具,包括看似簡單的預覽程序。 從 2019 年的 Catalina 開始,所有最新 macOS 版本中的 Finder 都允許您從其圖庫視圖中名為“合併文檔”的菜單選項生成或合併 PDF。

Mac 用戶可以選擇一組 PDF 並將它們組合成一個文件,而無需打開預覽或任何其他程序。 您還可以使用此方法將圖像、文本文件、電子表格和其他類型的文檔合併到一個 PDF 中。

選擇三個文件創建 pdf 的 Mac 桌面屏幕截圖

這是一個分步指南:

  1. 打開 Finder,切換到圖庫視圖,然後導航到要合併的 PDF 的位置。
  2. 通過按住鍵盤上的 Shift 鍵並單擊每個文件,選擇要合併到一個文檔中的所有 PDF。 您還可以使用 Command 鍵來選擇不連續的項目。
  3. 單擊圖庫視圖右上角的創建 PDF按鈕(它看起來像一個圓圈中的加號)。
  4. 在出現的菜單中,選擇合併文檔
  5. 將創建一個包含所有選定文件的新 PDF。 合併後的 PDF 將保存在與原始文件相同的位置,並且文件名為“combined.pdf”或您選擇的任何名稱。

您還可以使用“預覽”在 Mac 上合併 PDF,方法是在“預覽”中打開要合併到一個文檔中的所有文件,然後選擇“文件”>“打印”。 在出現的打印對話框中,單擊左下角的PDF按鈕並選擇Save as PDF

您還可以使用 Finder 在列表視圖中通過將它們拖放到另一個中來組合 PDF,但這種方法不太可靠,因為它可能會導致某些頁面旋轉或定位不正確。

將 PDF 與敏感數據相結合的 8 個步驟

當您需要合併 PDF 並保護敏感信息的安全時,您需要採取一些額外的步驟。 要記住的最重要的事情是,任何時候處理機密或個人數據時,都應該使用一種工具,該工具在文件被編輯時對其進行加密,並提供密碼保護等安全功能。

Adobe Acrobat Pro 是用於合併文件的最流行的 PDF 編輯器之一,它提供了多種功能來保護文檔中的數據安全。

要使用 Adob​​e Acrobat Pro 安全地合併 PDF,請執行以下步驟:

  1. 打開 Adob​​e Acrobat Pro 並從歡迎屏幕中選擇創建 PDF
  2. 單擊主窗口中的組合文件按鈕。
  3. 單擊瀏覽按鈕並導航到要合併的 PDF 的位置。
  4. 選擇要合併的所有 PDF,然後單擊打開
  5. 按照您希望它們出現在文件列錶框中的順序排列文件。
  6. 單擊合併文件
  7. 將合併的 PDF 保存到您的計算機。
  8. 完成後,單擊關閉按鈕。

Adobe Acrobat Pro 是一項付費程序,每月收費 19.99 美元,但如果您想在購買訂閱前試用,可以免費試用一周。

下一步

既然您已經學習瞭如何合併 PDF,您可能還想學習如何將它們拆分為多個文件。 如果您需要將大型文檔作為多個較小的附件發送,或者如果您想從 PDF 中提取特定頁面,這將非常有用。

正如您可能從 Mac 在合併 PDF 方面的出色表現所推測的那樣,您還可以在 Mac 上使用 Preview 將 PDF 拆分為多個文件。

為此,請在 Preview 中打開 PDF,單擊Edit菜單,然後選擇Split Pages 。 這將允許您選擇每個新文件中所需的頁數。

您也可以使用在線工具來拆分或合併 PDF,但使用這些工具時要小心,因為它們可能不安全。 如果您正在處理機密數據,最好使用本地安裝的程序,如 PDF Merger & Splitter,或者如果您還需要對完成的 PDF 進行安全或加密,則使用 Adob​​e Acrobat Pro。

掌握了這些知識,您可以開始簡化工作流程並更有效地組織文檔。 試一試,看看它如何讓您的生活更輕鬆!