如何合并 PDF 文件

已发表: 2022-09-09

无论您是扫描文档还是从 Internet 下载多个文件,将它们转换为单个 PDF 通常很有用。 根据您的软件,可以通过几种不同的方式将项目组合成 PDF 文件。

但是,人们在这样做时经常会遇到一些问题,包括页面以错误的顺序出现或在合并后应用了奇怪的格式。 如果您在合并 PDF 时遇到问题,本文将帮助您正确完成。

为什么合并 PDF 文件是值得的

任何处理过 PDF 文件的人都知道它们可能会有点痛苦。 尝试编辑它们通常是一件令人头疼的事情,而且文件大小可能会变得比您急忙想要的大。

但是,将多个文件合并为一个 PDF 有很多好处,无论是更容易将一份综合文档发送给团队成员、利益相关者或招聘经理,还是只是为了让您的文件存储更整洁、更有条理。

此外,将文件合并为 PDF 也有助于保护您的信息。 您可以添加密码以防止任何人在未经您许可的情况下打开或打印文档,这是其他文件格式难以做到的。

对于需要经常这样做的企业公司来说,投资像 Adob​​e Acrobat 这样的高质量工具可能是物有所值的。 但是对于只需要偶尔合并 PDF 的个人或小型企业来说,也有很多免费选项可用。

合并 PDF 文件所需的投资

在大多数情况下,您可以使用免费的在线 PDF 合并器或 PDF 阅读器软件附带的内置工具。

然而,这条规则有一些例外。 如果您需要合并加密的 PDF 文件或处理敏感信息,您需要确保您使用的软件是安全的。

对于持有商业机密、员工信息或其他机密数据的大型组织而言,顶级 PDF 合并的价格标签是值得投资的。

此外,如果您需要合并大量 PDF 或非常大的文件,您可能需要购买专为该任务设计的功能更强大的程序。

幸运的是,有很多不同价位的选项可供选择,因此在不超出预算的情况下找到适合您需求的软件应该不会太困难。

当然,时间是另一项关键投资。 合并 PDF 文件可能是一个漫长的过程,尤其是在您处理多个大型文档时。 当在 Windows 机器上组合 PDF 时,这一点变得更加真实,而不是在 Mac 上。

对于任何精通技术的人来说,本指南应该提供足够多的信息来有效地完成工作。

在 Windows 上成功合并 PDF 文件的工具

如果您需要在 Windows 计算机上合并 PDF,可以使用几种不同的方法。

一种流行的选择是使用 PDF 阅读器软件附带的内置工具。 例如,如果您已经在使用 Adob​​e Acrobat,则可以直接从该程序中合并 PDF。

但 Windows 计算机本身并没有安装 PDF 阅读器。 因此,您需要下载并安装一个。 您可以使用免费(而且相当有限)软件或具有强大功能和安全性的几个付费应用程序之一。

以下是如何在 Windows 上将 PDF 与几个不同的应用程序合并:

1.PDFsam

PDFsam 是一个免费的开源 Windows 程序,它也有适用于 Linux 和 macOS 的选项。 它是合并 PDF 的最受欢迎的选项之一。

显示文件列表和合并设置的 PDFsam 仪表板屏幕截图

该程序允许您使用多种功能,包括合并和拆分 PDF 文档。 您还可以合并两个 PDF 文件,在每个文件的页面之间交替以从多个单独的 PDF 生成单个 PDF。

但是,不要期望您在 Adob​​e Reader 和其他商业软件中看到的用户界面那么简单。

在 PDFsam 中将两个 PDF 文件拖到一个窗口中会将它们组合成一个列表。 您可以通过拖动单个组件来重新排序列表。 但是,您一次只能从每个 PDF 中选择一页。

基本版处理拆分和合并 PDF(以及其他功能)的能力,而且从不花一分钱。 还有两个付费版本——增强版,它是一个全功能的 PDF 编辑器,以及可视版,它是一个强大的 PDF 组合器,提供比基本版更多的功能。 起价分别为每位用户每年 69 美元和每位用户每年 34.90 美元。

2. PDF合并和拆分器

PDF Merger & Splitter 仪表板的屏幕截图,其中包含文件列表和页面大小设置下拉菜单

PDFsam 的免费替代品是 Microsoft Store 中提供的 PDF Merger & Splitter 应用程序。 顾名思义,它可以做的不仅仅是合并 PDF; 您还可以将多页 PDF 拆分为多个文档。

该程序由AnywaySoft 制作,该公司在其网站上没有提供太多关于自身的信息。 PDF Merger & Splitter 是一款免费的 UWP(通用 Windows 平台)应用程序,它使用开源 PDFsharp 库来呈现 PDF 文档。

PDF Merger & Splitter 提供的功能比 PDFsam 少,但在确保您合并的所有 PDF 保持单一页面大小的能力方面超过了它。 您可以强制所有页面的尺寸与您正在组合的批次的第一个、最大或最常用的页面相同。

3. Adob​​e Acrobat、PDF-Xchange Editor 或 ABBYY FineReader

如果您不想处理功能限制的麻烦,则需要付费应用程序。 好的会在将其保存到磁盘之前向您显示合并的 PDF 并显示缩略图,以便您可以在侧边栏中上下拖动它们以重新排列页面。

我们认为三个 PDF 软件平台代表了可用的最佳付费选项:Adobe Acrobat、Tracker Software 的 PDF-Xchange Editor 和 ABBYY FineReader。

这些平台中的每一个的文件合并过程都是相似的。 这是如何做到的:

  1. 导航到文件 > 创建 > 将文件合并为单个 PDF。
  2. 在弹出窗口中,单击添加文件以选择要合并的文件。 您可以从 PDF 文件、Excel 电子表格、Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中进行选择。
  3. 您可以按住键盘上的 Ctrl 键一次选择多个文件。
  4. 按照您希望它们出现在文件列表框中的顺序排列文件。
  5. 单击合并文件
  6. 通过导航到文件 > 另存为并选择要将其保存在计算机上的位置来保存新组合的 PDF。

您可以通过在 PDF 组合工具中的单独选项卡中打开多个文件并在组合文档时将所需页面的缩略图从源选项卡拖动到目标选项卡来微调组合。 如果缩略图不可见,请按 Ctrl-T 或转到“视图”>“面板”以显示它们。

在这三个选项中,PDF X-change Editor 是最具成本效益的。 一个用户的永久许可证起价为 56 美元,而另外两个需要订阅计划。 Adobe Acrobat 起价为每月 12.99 美元,而 ABBYY FineReader Mac 起价为每年 69 美元,Windows 起价为每年 117 美元。

在 Mac 上合并 PDF 的 5 个步骤

macOS 包括一些最强大的内置 PDF 工具,包括看似简单的预览程序。 从 2019 年的 Catalina 开始,所有最新 macOS 版本中的 Finder 都允许您从其图库视图中名为“合并文档”的菜单选项生成或合并 PDF。

Mac 用户可以选择一组 PDF 并将它们组合成一个文件,而无需打开预览或任何其他程序。 您还可以使用此方法将图像、文本文件、电子表格和其他类型的文档合并到一个 PDF 中。

选择三个文件创建 pdf 的 Mac 桌面屏幕截图

这是一个分步指南:

  1. 打开 Finder,切换到图库视图,然后导航到要合并的 PDF 的位置。
  2. 通过按住键盘上的 Shift 键并单击每个文件,选择要合并到一个文档中的所有 PDF。 您还可以使用 Command 键来选择不连续的项目。
  3. 单击图库视图右上角的创建 PDF按钮(它看起来像一个圆圈中的加号)。
  4. 在出现的菜单中,选择合并文档
  5. 将创建一个包含所有选定文件的新 PDF。 合并后的 PDF 将保存在与原始文件相同的位置,并且文件名为“combined.pdf”或您选择的任何名称。

您还可以使用“预览”在 Mac 上合并 PDF,方法是在“预览”中打开要合并到一个文档中的所有文件,然后选择“文件”>“打印”。 在出现的打印对话框中,单击左下角的PDF按钮并选择Save as PDF

您还可以使用 Finder 在列表视图中通过将它们拖放到另一个中来组合 PDF,但这种方法不太可靠,因为它可能会导致某些页面旋转或定位不正确。

将 PDF 与敏感数据相结合的 8 个步骤

当您需要合并 PDF 并保护敏感信息的安全时,您需要采取一些额外的步骤。 要记住的最重要的事情是,任何时候处理机密或个人数据时,都应该使用一种工具,该工具在文件被编辑时对其进行加密,并提供密码保护等安全功能。

Adobe Acrobat Pro 是用于合并文件的最流行的 PDF 编辑器之一,它提供了多种功能来保护文档中的数据安全。

要使用 Adob​​e Acrobat Pro 安全地合并 PDF,请执行以下步骤:

  1. 打开 Adob​​e Acrobat Pro 并从欢迎屏幕中选择创建 PDF
  2. 单击主窗口中的组合文件按钮。
  3. 单击浏览按钮并导航到要合并的 PDF 的位置。
  4. 选择要合并的所有 PDF,然后单击打开
  5. 按照您希望它们出现在文件列表框中的顺序排列文件。
  6. 单击合并文件
  7. 将合并的 PDF 保存到您的计算机。
  8. 完成后,单击关闭按钮。

Adobe Acrobat Pro 是一项付费程序,每月收费 19.99 美元,但如果您想在购买订阅前试用,可以免费试用一周。

下一步

既然您已经学习了如何合并 PDF,您可能还想学习如何将它们拆分为多个文件。 如果您需要将大型文档作为多个较小的附件发送,或者如果您想从 PDF 中提取特定页面,这将非常有用。

正如您可能从 Mac 在合并 PDF 方面的出色表现所推测的那样,您还可以在 Mac 上使用 Preview 将 PDF 拆分为多个文件。

为此,请在 Preview 中打开 PDF,单击Edit菜单,然后选择Split Pages 。 这将允许您选择每个新文件中所需的页数。

您也可以使用在线工具来拆分或合并 PDF,但使用这些工具时要小心,因为它们可能不安全。 如果您正在处理机密数据,最好使用本地安装的程序,如 PDF Merger & Splitter,或者如果您还需要对完成的 PDF 进行安全或加密,则使用 Adob​​e Acrobat Pro。

掌握了这些知识,您可以开始简化工作流程并更有效地组织文档。 试一试,看看它如何让您的生活更轻松!