วิธีรวมไฟล์ PDF

เผยแพร่แล้ว: 2022-09-09

ไม่ว่าคุณจะกำลังสแกนเอกสารหรือดาวน์โหลดไฟล์หลายไฟล์จากอินเทอร์เน็ต การเปลี่ยนให้เป็น PDF ไฟล์เดียวก็มีประโยชน์ การรวมรายการต่างๆ ลงในไฟล์ PDF สามารถทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ของคุณ

ผู้คนมักประสบปัญหาเล็กน้อยเมื่อทำเช่นนี้ ซึ่งรวมถึงหน้าที่ปรากฏในลำดับที่ไม่ถูกต้องหรือการจัดรูปแบบแปลก ๆ ที่ใช้หลังจากการรวมเข้าด้วยกัน หากคุณมีปัญหาในการรวม PDF ของคุณ บทความนี้จะช่วยให้คุณทำถูกต้อง

ทำไมการรวมไฟล์ PDF จึงคุ้มค่า

เนื่องจากใครก็ตามที่เคยจัดการกับไฟล์ PDF รู้ดีว่าพวกเขาอาจจะเจ็บปวดเล็กน้อย การพยายามแก้ไขมักจะเป็นเรื่องที่ปวดหัว และขนาดไฟล์อาจใหญ่กว่าที่คุณต้องการอย่างเร่งด่วน

อย่างไรก็ตาม การรวมไฟล์หลายไฟล์เป็น PDF เดียวมีประโยชน์มากมาย ไม่ว่าจะเป็นการส่งเอกสารที่ครอบคลุมฉบับเดียวไปยังสมาชิกในทีม ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือผู้จัดการการจ้างงาน หรือเพียงแค่ทำให้ที่จัดเก็บไฟล์ของคุณสะอาดและเป็นระเบียบมากขึ้น

นอกจากนี้ การรวมไฟล์เป็น PDF ยังช่วยปกป้องข้อมูลของคุณได้อีกด้วย คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านเพื่อป้องกันไม่ให้ใครเปิดหรือพิมพ์เอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตจากคุณ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำได้ยากกว่าสำหรับรูปแบบไฟล์อื่นๆ

สำหรับบริษัทระดับองค์กรที่ต้องทำเช่นนี้บ่อยๆ การลงทุนในเครื่องมือคุณภาพสูงอย่าง Adobe Acrobat อาจคุ้มค่ากับราคา แต่สำหรับบุคคลทั่วไปหรือธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการรวม PDF เป็นครั้งคราวเท่านั้น ก็มีตัวเลือกฟรีมากมายเช่นกัน

การลงทุนที่จำเป็นในการรวมไฟล์ PDF

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถใช้การรวม PDF ออนไลน์ฟรีหรือเครื่องมือในตัวที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์อ่าน PDF ของคุณ

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นบางประการสำหรับกฎนี้ หากคุณต้องการรวมไฟล์ PDF ที่เข้ารหัสหรือทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณจะต้องแน่ใจว่าซอฟต์แวร์ที่คุณใช้นั้นปลอดภัย

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความลับทางการค้า ข้อมูลพนักงาน หรือข้อมูลที่เป็นความลับอื่นๆ ป้ายราคาในการควบรวม PDF ระดับแนวหน้านั้นคุ้มค่ากับการลงทุน

นอกจากนี้ หากคุณต้องการรวม PDF จำนวนมากหรือไฟล์ขนาดใหญ่มาก คุณอาจต้องซื้อโปรแกรมที่ทรงพลังกว่าซึ่งออกแบบมาสำหรับงานนี้โดยเฉพาะ

โชคดีที่มีตัวเลือกมากมายในราคาที่หลากหลาย ดังนั้นการค้นหาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณโดยไม่ทำให้งบประมาณของคุณเสียไปจึงไม่ยากเกินไป

แน่นอนว่าเวลาคือการลงทุนที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง การรวมไฟล์ PDF อาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่หลายฉบับ และสิ่งนี้จะยิ่งเป็นจริงมากขึ้นเมื่อรวม PDF บนเครื่อง Windows แทนที่จะเป็น Mac

สำหรับผู้ที่เข้าใจเทคโนโลยีในระดับปานกลาง คู่มือนี้ควรให้ข้อมูลมากเกินพอที่จะทำให้งานสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เครื่องมือในการผสานไฟล์ PDF บน Windows สำเร็จ

หากคุณต้องการรวม PDF บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows มีวิธีการสองสามวิธีที่คุณสามารถใช้ได้

ทางเลือกหนึ่งที่ได้รับความนิยมคือการใช้เครื่องมือในตัวที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ตัวอ่าน PDF ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Adobe Acrobat อยู่แล้ว คุณสามารถรวม PDF ได้โดยตรงจากภายในโปรแกรม

แต่คอมพิวเตอร์ Windows เองไม่ได้ติดตั้งโปรแกรมอ่าน PDF ดังนั้น คุณจะต้องดาวน์โหลดและติดตั้ง คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ฟรี (และค่อนข้างจำกัด) หรือหนึ่งในหลาย ๆ แอปพลิเคชันแบบชำระเงินที่มาพร้อมกับคุณสมบัติและความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง

ต่อไปนี้คือวิธีการรวม PDF บน Windows ด้วยแอปพลิเคชันต่างๆ:

1. PDFsam

PDFsam เป็นโปรแกรม Windows แบบโอเพ่นซอร์สฟรีที่มีตัวเลือกสำหรับ Linux และ macOS เป็นหนึ่งในตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการรวม PDF

สกรีนช็อตของแดชบอร์ด PDFsam ที่แสดงรายการไฟล์และการตั้งค่าการรวม

โปรแกรมนี้ให้คุณใช้คุณสมบัติที่หลากหลาย รวมถึงการผสานและแยกเอกสาร PDF คุณยังสามารถรวมไฟล์ PDF สองไฟล์เข้าด้วยกัน โดยสลับหน้าจากแต่ละไฟล์เพื่อสร้าง PDF ไฟล์เดียวจาก PDF หลายไฟล์แยกกัน

อย่างไรก็ตาม อย่าคาดหวังว่าจะเป็นอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบธรรมดาที่คุณเห็นใน Adobe Reader และซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์อื่นๆ

การลากไฟล์ PDF สองไฟล์ลงในหน้าต่างใน PDFsam จะรวมไฟล์เหล่านั้นไว้ในรายการ คุณสามารถจัดลำดับรายการใหม่ได้โดยการลากแต่ละส่วนประกอบ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเลือกได้ครั้งละหนึ่งหน้าจาก PDF แต่ละรายการเท่านั้น

เวอร์ชันพื้นฐานรองรับความสามารถในการแยกและรวม PDF (รวมถึงคุณสมบัติอื่นๆ) และไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายแม้แต่บาทเดียว มีสองเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินเช่นกัน— Enhanced edition ซึ่งเป็นตัวแก้ไข PDF ที่มีคุณสมบัติครบถ้วนและ Visual edition ซึ่งเป็นตัวรวม PDF อันทรงพลังที่ให้คุณสมบัติมากกว่าเวอร์ชั่นพื้นฐาน โดยเริ่มต้นที่ 69 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อปี และ 34.90 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อปีตามลำดับ

2. การควบรวมและแยกไฟล์ PDF

สกรีนช็อตของแผงควบคุม PDF Merger & Splitter พร้อมรายการไฟล์และเมนูดรอปดาวน์สำหรับการตั้งค่าขนาดหน้า

ทางเลือกฟรีสำหรับ PDFsam คือแอป PDF Merger & Splitter ที่มีอยู่ใน Microsoft Store ตามชื่อของมัน มันทำได้มากกว่าแค่ผสาน PDF; คุณยังสามารถแบ่ง PDF แบบหลายหน้าเป็นเอกสารหลายฉบับได้

โปรแกรมนี้สร้างโดย AnySoft ซึ่งเป็นบริษัทที่ไม่มีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับตัวเองบนเว็บไซต์ PDF Merger & Splitter เป็นแอพ UWP (แพลตฟอร์ม Windows สากล) ฟรีที่ใช้ไลบรารี PDFsharp โอเพ่นซอร์สเพื่อแสดงเอกสาร PDF

PDF Merger & Splitter มีคุณสมบัติน้อยกว่า PDFsam แต่มีคุณสมบัติที่เหนือกว่าเพื่อให้แน่ใจว่า PDF ทั้งหมดที่คุณรวมไว้จะรักษาขนาดหน้าเดียว คุณสามารถบังคับหน้าทั้งหมดให้เป็นมิติเดียวกับหน้าแรก ใหญ่ที่สุด หรือใช้มากที่สุดของชุดงานที่คุณรวม

3. Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor หรือ ABBYY FineReader

หากคุณไม่ต้องการจัดการกับความยุ่งยากของข้อจำกัดของฟีเจอร์ คุณจะต้องมีแอปที่ต้องซื้อ สิ่งที่ดีจะแสดง PDF ที่รวมกันก่อนที่จะบันทึกลงในดิสก์และแสดงภาพขนาดย่อเพื่อให้คุณสามารถลากขึ้นและลงในแถบด้านข้างเพื่อจัดเรียงหน้าใหม่

เราคิดว่ามีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ PDF สามแพลตฟอร์มที่แสดงถึงตัวเลือกการชำระเงินที่ดีที่สุด: Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor ของ Tracker Software และ ABBYY FineReader

กระบวนการรวมไฟล์ในแต่ละแพลตฟอร์มเหล่านี้มีความคล้ายคลึงกัน นี่คือวิธีการ:

  1. ไปที่ ไฟล์ > สร้าง > รวมไฟล์เป็น PDF เดียว
  2. ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้คลิก เพิ่มไฟล์ เพื่อเลือกไฟล์ที่คุณต้องการรวม คุณสามารถเลือกจากไฟล์ PDF, สเปรดชีต Excel, เอกสาร Word หรืองานนำเสนอ PowerPoint
  3. คุณสามารถกดแป้น Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้เพื่อเลือกหลายไฟล์พร้อมกัน
  4. จัดเรียงไฟล์ตามลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏในกล่องรายการไฟล์
  5. คลิก รวมไฟล์
  6. บันทึก PDF ที่รวมใหม่ของคุณโดยไปที่ ไฟล์ > บันทึกเป็น แล้วเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณสามารถปรับแต่งการรวมกันโดยเปิดไฟล์หลายไฟล์ในแท็บแยกกันในเครื่องมือรวม PDF และลากภาพขนาดย่อของหน้าที่คุณต้องการจากแท็บแหล่งที่มาไปยังแท็บเป้าหมายเมื่อรวมเอกสาร หากมองไม่เห็นภาพขนาดย่อ ให้กด Ctrl-T หรือไปที่ View > Panels เพื่อแสดงภาพเหล่านั้น

จากสามตัวเลือกนี้ PDF X-change Editor นั้นคุ้มค่าที่สุด เริ่มต้นที่ $56 สำหรับใบอนุญาตถาวรสำหรับผู้ใช้หนึ่งราย ในขณะที่อีกสองคนต้องมีแผนการสมัครสมาชิก Adobe Acrobat เริ่มต้นที่ $12.99 ต่อเดือน ในขณะที่ ABBYY FineReader เริ่มต้นที่ 69 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับ Mac และ 117 ดอลลาร์ต่อปีสำหรับ Windows

5 ขั้นตอนในการรวม PDFs บน Mac

macOS มีเครื่องมือ PDF ในตัวที่ทรงพลังที่สุดที่มีอยู่ รวมถึงโปรแกรมดูตัวอย่างที่ดูเรียบง่าย Finder ใน macOS เวอร์ชันล่าสุดทั้งหมด โดยเริ่มด้วย Catalina ในปี 2019 ช่วยให้คุณสร้างหรือรวม PDF จากตัวเลือกเมนูที่เรียกว่า Combine Documents ในมุมมองแกลเลอรี

ผู้ใช้ Mac สามารถเลือกกลุ่มของ PDF และรวมเป็นไฟล์เดียวโดยไม่ต้องเปิด Preview หรือโปรแกรมอื่นใด คุณยังสามารถใช้วิธีนี้เพื่อรวมรูปภาพ ไฟล์ข้อความ สเปรดชีต และเอกสารประเภทอื่นๆ เข้าเป็น PDF ไฟล์เดียว

สกรีนช็อตของเดสก์ท็อป Mac ที่เลือกไฟล์สามไฟล์เพื่อสร้าง pdf

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอน:

  1. เปิด Finder สลับไปที่มุมมองแกลเลอรี แล้วไปยังตำแหน่งของไฟล์ PDF ที่คุณต้องการรวม
  2. เลือก PDF ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมเป็นเอกสารเดียวโดยกดปุ่ม Shift บนแป้นพิมพ์ค้างไว้แล้วคลิกแต่ละไฟล์ คุณยังสามารถใช้ปุ่มคำสั่งเพื่อเลือกรายการที่ไม่ต่อเนื่องกันได้
  3. คลิกปุ่ม สร้าง PDF ที่มุมบนขวาของมุมมองแกลเลอรี (ดูเหมือนเครื่องหมายบวกในวงกลม)
  4. ในเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก รวมเอกสาร
  5. PDF ใหม่จะถูกสร้างขึ้นซึ่งมีไฟล์ที่เลือกทั้งหมด PDF ที่รวมกันนี้จะถูกบันทึกในตำแหน่งเดียวกับไฟล์ต้นฉบับและจะมีชื่อไฟล์ว่า "combined.pdf" หรืออะไรก็ตามที่คุณต้องการให้เป็น

คุณยังสามารถใช้การแสดงตัวอย่างเพื่อรวม PDF บน Mac ของคุณโดยเปิดไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมเป็นเอกสารเดียวในการแสดงตัวอย่าง แล้วเลือกไฟล์ > พิมพ์ ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกปุ่ม PDF ที่มุมล่างซ้ายและเลือก บันทึกเป็น PDF

คุณยังสามารถใช้ Finder เพื่อรวมไฟล์ PDF ได้ด้วยการลากและวางไฟล์ PDF เข้าด้วยกันในขณะที่อยู่ในมุมมองรายการ แต่วิธีนี้มีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าเพราะอาจทำให้หน้าบางหน้าหมุนหรือจัดตำแหน่งไม่ถูกต้อง

8 ขั้นตอนในการรวม PDF เข้ากับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

เมื่อคุณต้องการรวม PDF และเก็บข้อมูลสำคัญให้ปลอดภัย มีขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการ สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คือ ทุกครั้งที่คุณทำงานกับข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนตัว คุณควรใช้เครื่องมือที่เข้ารหัสไฟล์ในขณะที่กำลังแก้ไข และมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัย เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่าน

Adobe Acrobat Pro เป็นโปรแกรมแก้ไข PDF ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดตัวหนึ่งสำหรับการรวมไฟล์เข้าด้วยกัน และมีคุณสมบัติหลากหลายในการเก็บข้อมูลในเอกสารของคุณให้ปลอดภัย

หากต้องการรวม PDF อย่างปลอดภัยโดยใช้ Adobe Acrobat Pro ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  1. เปิด Adobe Acrobat Pro แล้วเลือก สร้าง PDF จากหน้าจอต้อนรับ
  2. คลิกปุ่ม รวมไฟล์ ในหน้าต่างหลัก
  3. คลิกปุ่ม เรียกดู และไปยังตำแหน่งของไฟล์ PDF ที่คุณต้องการรวม
  4. เลือก PDF ทั้งหมดที่คุณต้องการรวมแล้วคลิก เปิด
  5. จัดเรียงไฟล์ตามลำดับที่คุณต้องการให้ปรากฏในกล่องรายการไฟล์
  6. คลิก รวมไฟล์
  7. บันทึก PDF ที่รวมไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ
  8. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ปิด

Adobe Acrobat Pro เป็นโปรแกรมแบบชำระเงินที่ราคา $19.99 ต่อเดือน แต่คุณสามารถทดลองใช้งานฟรีหนึ่งสัปดาห์ได้หากคุณต้องการทดลองใช้ก่อนซื้อการสมัครรับข้อมูล

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีรวม PDF แล้ว คุณอาจต้องการเรียนรู้วิธีแยกไฟล์ PDF เป็นหลายไฟล์ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการส่งเอกสารขนาดใหญ่เป็นไฟล์แนบขนาดเล็กหลายไฟล์ หรือถ้าคุณต้องการแยกหน้าเฉพาะออกจาก PDF

อย่างที่คุณอาจเดาได้จากความสามารถของ Mac ในการรวม PDF เข้าด้วยกัน คุณสามารถใช้ Preview บน Mac เพื่อแยก PDF ออกเป็นหลายไฟล์ได้

ในการดำเนินการนี้ ให้เปิด PDF ในการแสดงตัวอย่าง คลิกบนเมนู แก้ไข แล้วเลือก Split Pages ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเลือกจำนวนหน้าที่คุณต้องการในแต่ละไฟล์ใหม่

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์เพื่อแยกหรือรวม PDF ได้ แต่โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อใช้เครื่องมือเหล่านี้เนื่องจากอาจไม่ปลอดภัย หากคุณกำลังทำงานกับข้อมูลที่เป็นความลับ วิธีที่ดีที่สุดคือใช้โปรแกรมที่ติดตั้งในเครื่อง เช่น PDF Merger & Splitter หรือ Adobe Acrobat Pro หากคุณต้องการให้ PDF ที่เสร็จแล้วของคุณมีความปลอดภัยหรือเข้ารหัส

ด้วยความรู้นี้ คุณสามารถเริ่มปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณและจัดระเบียบเอกสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองดูสิว่ามันจะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร!