Как объединить файлы PDF

Опубликовано: 2022-09-09

Независимо от того, сканируете ли вы документ или загружаете несколько файлов из Интернета, часто полезно иметь возможность превратить их в один PDF-файл. Объединение элементов в файл PDF можно выполнить несколькими способами, в зависимости от вашего программного обеспечения.

Однако при этом люди часто сталкиваются с некоторыми проблемами, в том числе с отображением страниц в неправильном порядке или применением странного форматирования после слияния. Если у вас возникли проблемы с объединением PDF-файлов, эта статья поможет вам сделать это правильно.

Почему стоит объединять PDF-файлы

Как любой, кто когда-либо имел дело с файлами PDF, знает, что они могут быть немного болезненными. Попытка редактировать их часто становится головной болью, а размер файла может стать больше, чем вам хотелось бы в спешке.

Однако объединение нескольких файлов в один PDF-файл имеет множество преимуществ, например, упрощает отправку одного всеобъемлющего документа члену команды, заинтересованному лицу или менеджеру по найму или просто делает ваше файловое хранилище более чистым и организованным.

Кроме того, объединение файлов в PDF также может помочь защитить вашу информацию. Вы можете добавить пароль, чтобы никто не мог открыть или распечатать документ без вашего разрешения, что сложнее сделать с файлами других форматов.

Для корпоративных компаний, которым необходимо делать это часто, инвестиции в высококачественный инструмент, такой как Adobe Acrobat, могут быть оправданы. Но для частных лиц или малых предприятий, которым нужно лишь изредка объединять PDF-файлы, также доступно множество бесплатных опций.

Инвестиции, необходимые для объединения PDF-файлов

В большинстве случаев вы можете использовать бесплатное онлайн-слияние PDF-файлов или встроенные инструменты, поставляемые с программным обеспечением для чтения PDF-файлов.

Однако есть несколько исключений из этого правила. Если вам нужно объединить зашифрованные PDF-файлы или работать с конфиденциальной информацией, убедитесь, что используемое вами программное обеспечение является безопасным.

Для крупных организаций, которые хранят коммерческую тайну, информацию о сотрудниках или другие конфиденциальные данные, цена первоклассного слияния PDF оправдывает вложения.

Кроме того, если вам нужно объединить большое количество PDF-файлов или очень больших файлов, вам может потребоваться приобрести более мощную программу, специально предназначенную для этой задачи.

К счастью, существует множество вариантов, доступных в различных ценовых категориях, поэтому поиск подходящего программного обеспечения для ваших нужд без ущерба для вашего бюджета не должен быть слишком сложным.

Время, конечно, является еще одной ключевой инвестицией. Объединение PDF-файлов может занять много времени, особенно если вы имеете дело с несколькими большими документами. И это становится более верным при объединении PDF-файлов на компьютере с Windows, а не на Mac.

Для тех, кто умеренно разбирается в технологиях, это руководство должно предоставить более чем достаточно информации для эффективного выполнения работы.

Инструменты для успешного объединения PDF-файлов в Windows

Если вам нужно объединить PDF-файлы на компьютере с Windows, вы можете использовать несколько различных методов.

Одним из популярных вариантов является использование встроенных инструментов, поставляемых с программным обеспечением для чтения PDF-файлов. Например, если вы уже используете Adobe Acrobat, вы можете объединить PDF-файлы прямо из программы.

Но сами компьютеры с Windows не поставляются с установленной программой для чтения PDF. Таким образом, вам нужно скачать и установить его. Вы можете использовать бесплатное (и довольно ограниченное) программное обеспечение или одно из нескольких платных приложений, которые могут поставляться с надежными функциями и безопасностью.

Вот как объединить PDF-файлы в Windows с несколькими различными приложениями:

1. ПДФсам

PDFsam — это бесплатная программа для Windows с открытым исходным кодом, которая также имеет опции для Linux и macOS. Это один из самых популярных вариантов объединения PDF-файлов.

Снимок экрана панели инструментов PDFsam со списком файлов и настройками слияния

Программа позволяет использовать различные функции, включая слияние и разделение PDF-документов. Вы также можете объединить два PDF-файла, чередуя страницы каждого файла, чтобы создать один PDF-файл из нескольких отдельных PDF-файлов.

Однако не ожидайте, что пользовательский интерфейс будет столь же простым, как в Adobe Reader и другом коммерческом программном обеспечении.

Перетаскивание двух PDF-файлов в окно в PDFsam объединяет их в список. Вы можете изменить порядок списка, перетаскивая отдельные компоненты. Однако вы можете выбрать только одну страницу за раз из каждого PDF-файла.

Базовая версия поддерживает возможность разделения и объединения PDF-файлов (а также другие функции) и никогда не стоит ни копейки. Также есть две платные версии: расширенная версия, представляющая собой полнофункциональный редактор PDF, и визуальная версия, представляющая собой мощное средство объединения PDF, предоставляющее больше возможностей, чем базовая версия. Они начинаются с 69 долларов за пользователя в год и 34,90 долларов за пользователя в год соответственно.

2. Слияние и разделение PDF

Снимок экрана панели управления PDF Merger & Splitter со списком файлов и раскрывающимся списком для настроек размера страницы

Бесплатная альтернатива PDFsam — приложение PDF Merger & Splitter, доступное в Microsoft Store. Как следует из названия, он может делать больше, чем просто объединять PDF-файлы; Вы также можете разделить многостраничный PDF-файл на несколько документов.

Программа разработана компанией AnywaySoft, которая не предоставляет много информации о себе на своем веб-сайте. PDF Merger & Splitter — это бесплатное приложение UWP (универсальная платформа Windows), которое использует библиотеку PDFsharp с открытым исходным кодом для рендеринга PDF-документов.

PDF Merger & Splitter предлагает меньше функций, чем PDFsam, но превосходит его по своей способности гарантировать, что все PDF-файлы, которые вы объединяете, сохраняют единый размер страницы. Вы можете заставить все страницы иметь те же размеры, что и первая, самая большая или наиболее часто используемая страница пакета, который вы объединяете.

3. Adobe Acrobat, редактор PDF-Xchange или ABBYY FineReader.

Если вы не хотите иметь дело с ограничениями функций, вам понадобится платное приложение. Хорошие покажут вам объединенный PDF-файл перед его сохранением на диск и отобразят эскизы изображений, чтобы вы могли перетаскивать их вверх и вниз на боковой панели, чтобы изменить порядок страниц.

Мы думаем, что есть три программные платформы PDF, которые представляют собой лучшие из доступных платных вариантов: Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor от Tracker Software и ABBYY FineReader.

Процесс слияния файлов на каждой из этих платформ аналогичен. Вот как это сделать:

  1. Перейдите в меню «Файл» > «Создать» > «Объединить файлы в один PDF-файл».
  2. Во всплывающем окне нажмите « Добавить файлы» , чтобы выбрать файлы, которые вы хотите объединить. Вы можете выбирать из файлов PDF, электронных таблиц Excel, документов Word или презентаций PowerPoint.
  3. Вы можете удерживать клавишу Ctrl на клавиатуре, чтобы выбрать несколько файлов одновременно.
  4. Расположите файлы в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они отображались в списке файлов.
  5. Щелкните Объединить файлы .
  6. Сохраните только что объединенный PDF-файл, выбрав «Файл» > «Сохранить как» и выбрав, где вы хотите сохранить его на своем компьютере.

Вы можете точно настроить комбинацию, открыв несколько файлов на отдельных вкладках в инструменте объединения PDF и перетащив эскизы нужных страниц с исходной вкладки на целевую вкладку при объединении документов. Если миниатюры не отображаются, нажмите Ctrl-T или выберите «Вид» > «Панели», чтобы отобразить их.

Из этих трех вариантов PDF X-change Editor является наиболее экономичным. Цена начинается с 56 долларов за постоянную лицензию для одного пользователя, а для двух других требуются планы подписки. Adobe Acrobat стоит от 12,99 долларов в месяц, а ABBYY FineReader — от 69 долларов в год для Mac и 117 долларов в год для Windows.

5 шагов для объединения PDF-файлов на Mac

macOS включает в себя некоторые из самых мощных встроенных инструментов PDF, в том числе обманчиво простую программу Preview. Finder во всех последних версиях macOS, начиная с Catalina в 2019 году, позволяет создавать или объединять PDF-файлы из пункта меню «Объединить документы» в представлении «Галерея».

Пользователи Mac могут выбрать группу PDF-файлов и объединить их в один файл, не открывая Preview или любую другую программу. Вы также можете использовать этот метод для объединения изображений, текстовых файлов, электронных таблиц и других типов документов в один PDF-файл.

Снимок экрана рабочего стола Mac с тремя файлами, выбранными для создания PDF

Вот пошаговое руководство:

  1. Откройте Finder, переключитесь в представление «Галерея» и перейдите к местоположению PDF-файлов, которые вы хотите объединить.
  2. Выберите все PDF-файлы, которые вы хотите объединить в один документ, удерживая клавишу Shift на клавиатуре и щелкая каждый файл. Вы также можете использовать клавишу Command для выбора несмежных элементов.
  3. Нажмите кнопку « Создать PDF » в правом верхнем углу представления «Галерея» (она выглядит как знак «плюс» в круге).
  4. В появившемся меню выберите « Объединить документы ».
  5. Будет создан новый PDF-файл, содержащий все выбранные файлы. Этот комбинированный PDF-файл будет сохранен в том же месте, что и исходные файлы, и будет иметь имя файла «combined.pdf» или любое другое имя, которое вы выберете.

Вы также можете использовать предварительный просмотр для объединения PDF-файлов на вашем Mac, открыв все файлы, которые вы хотите объединить в один документ, в предварительном просмотре, а затем выберите «Файл»> «Печать». В появившемся диалоговом окне печати нажмите кнопку PDF в левом нижнем углу и выберите Сохранить как PDF .

Вы также можете использовать Finder для объединения PDF-файлов, перетаскивая их друг в друга в режиме списка, но этот метод менее надежен, поскольку может привести к неправильному повороту или позиционированию некоторых страниц.

8 шагов для объединения PDF-файлов с конфиденциальными данными

Если вам нужно объединить PDF-файлы и защитить конфиденциальную информацию, вам нужно будет выполнить несколько дополнительных шагов. Самое важное, что нужно помнить, это то, что каждый раз, когда вы работаете с конфиденциальными или личными данными, вы должны использовать инструмент, который шифрует файл во время его редактирования и обеспечивает функции безопасности, такие как защита паролем.

Adobe Acrobat Pro — один из самых популярных PDF-редакторов для объединения файлов, предлагающий множество функций для обеспечения безопасности данных в ваших документах.

Чтобы безопасно объединить PDF-файлы с помощью Adobe Acrobat Pro, выполните следующие действия.

  1. Откройте Adobe Acrobat Pro и выберите « Создать PDF» на экране приветствия.
  2. Нажмите кнопку « Объединить файлы» в главном окне.
  3. Нажмите кнопку « Обзор » и перейдите к расположению PDF-файлов, которые вы хотите объединить.
  4. Выберите все PDF-файлы, которые вы хотите объединить, и нажмите « Открыть ».
  5. Расположите файлы в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они отображались в списке файлов.
  6. Щелкните Объединить файлы .
  7. Сохраните объединенный PDF-файл на свой компьютер.
  8. Когда вы закончите, нажмите кнопку Закрыть .

Adobe Acrobat Pro — это платная программа, которая стоит 19,99 долларов в месяц, но доступна бесплатная пробная версия на одну неделю, если вы хотите попробовать ее перед покупкой подписки.

Следующие шаги

Теперь, когда вы узнали, как объединять PDF-файлы, вы также можете научиться разбивать их на несколько файлов. Это может быть полезно, если вам нужно отправить большой документ в виде нескольких небольших вложений или если вы хотите извлечь определенные страницы из PDF-файла.

Судя по тому, насколько хороши Mac в объединении PDF-файлов, вы можете предположить, что вы также можете использовать Preview на Mac для разделения PDF-файла на несколько файлов.

Для этого откройте PDF-файл в режиме предварительного просмотра, щелкните меню « Правка » и выберите « Разделить страницы ». Это позволит вам выбрать, сколько страниц вы хотите в каждом новом файле.

Вы также можете использовать онлайн-инструменты для разделения или объединения PDF-файлов, но будьте осторожны при их использовании, поскольку они могут быть небезопасными. Если вы работаете с конфиденциальными данными, всегда лучше использовать локально установленную программу, такую ​​как PDF Merger & Splitter или Adobe Acrobat Pro, если вам также нужно, чтобы ваши готовые PDF-файлы были защищены или зашифрованы.

Обладая этими знаниями, вы сможете оптимизировать рабочий процесс и более эффективно организовывать документы. Попробуйте и посмотрите, как это может облегчить вашу жизнь!