データを新しい CRM に移行する方法

公開: 2022-09-12

CRM の導入に関しては、データの移行が最も重要な要素の 1 つです。 それ自体がプロジェクト全体と見なすことができるほどです。 ビジネスの履歴データを移行することで、チームが効果的な販売戦略について報告し、不必要な労力を回避し、販売速度を改善できるようになります。

ただし、新しい CRM システムへの移行は困難な作業になる可能性があります。 重要なデータや情報を移動し、新しいシステムに安全に配置するプロセスには、多くのリスクが伴います。 さらに、移行プロセスで何も失いたくありません。

データ移行計画を立てる

CRM システムを実装している場合は、複数のシステムの移行と統合の両方が必要になる場合があります。 移行が完了した後でも、作業を徹底的に監査する必要があります。 これらの要素はすべて、データ移行計画の一部を形成する必要があります。

  • 監査は、CRM プロジェクトの成功に対する潜在的な障害を明らかにします。
  • 明確な移行計画を立てることで、ビジネスのチーム メンバーの労力を数か月節約できます。

明確な移行計画があると、実装が成功する可能性が高くなります。 遭遇する障害が少なくなり、遭遇した障害によってプロジェクト全体が狂うことはありません。 進捗状況を測定し、計画を視覚化できることは、チームを実装の成功に向けて推進するのに役立ちます

CRM 移行計画の 3 つのステップ

CRM 移行計画は、次の3 つの順序付きステップに分けることができます。

  • オブジェクト (標準とカスタムの両方)、レコード、関連付け、およびプロパティを再確認して、移行でデータが失われないようにします。
  • 以前のシステムの主要なレポートとリストを分析して、新しい CRM で再作成 (または改善) できることを確認します。
  • 「差分移行」を実行して、最初の移行で除外された可能性のある、新たに変更されたデータを転送します。

移行が必要なデータを特定する

データ移行プロセスの 2 番目のステップは、移行する必要があるデータ要素を特定することです。 シンプルに聞こえるかもしれませんが、新しい CRM に何を移行するかについて明確なガイドラインがなければ、移行プロセス中に重要なデータを見落としがちです。

移行するために特定するデータ

移行データを特定する例を次に示します。

  • 連絡先。
  • 人口統計情報。
  • 顧客とのやり取りのログ。
  • 顧客の好み
  • お客様の購入履歴

これらは一般的なガイドラインですが、CRM に移行する特定のデータはビジネスによって異なります

移行する必要があるデータを特定したら、データ構造に注意することも重要です。 データ構造とは、データ要素の保存、編成、監視、および変更に使用される方法を指します

データ品質評価

データ移行プロセスに関しては、データの分析も同様に重要です。 多くの場合、移行中のデータは最新ではないか、正確性と関連性を維持するために何らかの方法で変更する必要があります。

品質評価中の目標は、最も重要なデータが CRM に確実に転送されるようにすることです。 これは、古くなったデータや重複したデータ、およびビジネスに関連しなくなったデータを削除することを意味します。

データ マッピング

データ マッピングは、データの移行前に実行する必要があるもう 1 つの重要な手順です。 このプロセスには、データが CRM に実装された後のデータの配置場所の「マップ」の作成が含まれます。

このプロセスにより、データが CRM の正しい場所に移行されます。 CRM の実装を確実に成功させるには、データが正確かつ一貫して移行されるようにする必要があります。

何をデータマップするか

データ マップを作成するときに考慮する必要がある 6 つの要素があります。

  1. 移行する必要があるデータ グループを特定します。
  2. それぞれのグループに該当するデータ エントリを分析します。
  3. 移行後にデータの形式を再確認してください。
  4. 移行プロセスが手動か自動かを決定します。
  5. データ転送の頻度。
  6. データ移行に影響を与える可能性のある CRM ツールのカスタマイズ。

データのバックアップを作成する

データはあらゆるビジネスに不可欠です。 データの損失は壊滅的な打撃を与える可能性があり、移行は危険なプロセスになる場合があります。 データ移行プロセスを開始する前に、データをバックアップすることが重要です

ハード ドライブなどの物理メディア デバイスよりも信頼性の高い安全なクラウド ストレージにデータをバックアップすることを常にお勧めします。 ただし、時間がある場合は、両方の形式でバックアップを作成することも有益です。

最初に移行をテストする

プロセスの前にデータ移行をテストすることが重要です。 データの移行中には、データが失われたり、間違った場所に転送されたり、移行プロセス全体でエラーが発生したりするなど、さまざまな問題が発生する可能性があります。

移行をテストする最善の方法は、転送するデータの一部を選択し、意図したとおりに機能するかどうかを確認することです。 移行プロセス中にエラーが発生した場合は、すべてのデータではなく、データのごく一部を使用してエラーを修正する方がはるかに簡単かつ迅速に修正できます。

CRM データを移行する

すべてのチェックと前提条件を確認したら、いよいよデータを CRM に移行します。 すべての手順を正しく行っていれば、データ移行プロセスはシームレスに行われ、エラーやデータの損失は発生しません。

何を移行するか

以下を必ず移行してください。

  • 標準オブジェクトとカスタム オブジェクト (新しい CRM でカスタム オブジェクトが必要であると判断した場合)
  • プロパティ (すべての標準およびカスタム オブジェクト用)
  • 関連オブジェクトの親子関係
  • オブジェクトとデータの関連付け

データ移行を評価する

データ移行プロセスが完了したら、すべてをチェックして、プロセスが正常に完了し、エラーがないことを確認する必要があります。 CRM をフルタイムで使い始める前に、最も重要なデータが転送されたかどうかを確認することが不可欠です。

何を評価するか

次の要素を評価する必要があります。

  • すべてのオブジェクトは (可能な限り) 移行 (または適切に統合) されています。
  • オブジェクトに関連するすべてのプロパティ/フィールド/タグが移行されました (または適切に統合されました)。
  • オブジェクトとプロパティ間のすべての関連付けが移行 (または統合) されました。
  • 物理ファイルやフォルダーに保存されているデータなど、すべての物理データがインポートされました。

最後の言葉

データは、あらゆるビジネスにとって最も重要な資産です。 すべてのデータが CRM に安全に転送されるようにすることが重要です。 、失われたデータはビジネスに深刻な損害を与える可能性があるため、CRM 移行プロセスは慎重に処理してください。 正しい手順に従うことで、すべての重要なデータを安全に移行し、CRM が必要なすべての情報を含む完全なデータに確実に移行できます。