生産性とタスク管理ツールを統合する方法

公開: 2023-03-16

米国議会予算局が 2023 年 2 月のように経済が横ばいになると予測すると、ほとんどの企業は予算を削減することになります。多くの場合、マーケティング部門とコミュニケーション部門は、最初に痛みを感じる部門の 1 つです。

あなたの会社の権力者が、生産性ツールとタスクツールを統合してわずかなお金を稼ぐように指示した場合、あなたの前にはいくつかの難しい決断が迫られています。

どのように統合し、生産性、効率性、効果を維持しますか? そして、望ましい結果を達成するための最良の方法は何ですか?

幸いなことに、統合には利点があります。それらが何であるかを理解したら、それらを念頭に置いてプロセスをナビゲートし、効率を高めてお金を節約する合理化されたシステムを実現できます.

ネタバレ注意: DivvyHQ のコンテンツオペレーションプラットフォームは、マーケティングおよびコミュニケーション組織で一般的に使用される多数のツールを排除するのに役立ち、チームにリクエストの取り込み、計画、プロジェクト管理、およびレポート作成のための集中ハブを提供します。デモをリクエストして、統合にどのように役立つかを確認してください!

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統合の利点は何ですか?

統合がどのように役立つかを理解するのは難しいかもしれませんが、正しく行うと、チームのパフォーマンスを向上させることができます.

効率の向上

統合によって生産性とタスク管理が合理化されると、チームの効率が向上します。目標を達成するために、複数のシステムを使いこなしてそれらの間で操作する必要はなくなりました。

タスクとプロジェクトを 1 か所に集中させるプラットフォームを実装すると、チームは仕事を遂行するためにツールを切り替える必要がなくなります。

コスト削減

率直に言って、統合の目的は通常、会社の資金を節約することです。統合により、複数のサブスクリプションとライセンスの支払いに関連するコストを削減できますが、チームの効率や ROI が低下するなど、他の分野のコストが増加する可能性があります。

ただし、マーケティング業務を管理するために単一のプラットフォームを選択すると、個々のサブスクリプションとライセンスのコストが不要になります。また、スタッフの生産性が向上することでコストが削減され、マーケティングの効果が高まり、ROI が向上します。

2020 年 2 月から 2022 年 9 月までの経済楽観度のグラフ。

画像ソース: Deloitte – The CMO Survey

コラボレーションの改善

コミュニケーションツールと共有ツールが、チームが必要とする他のすべてのツールと一緒に収容されている場合、コラボレーションは非常に簡単になります。 DivvyHQ のプラットフォームは、即時で一貫性のある継続的なコラボレーションを可能にします。

適切なプラットフォームがあれば、チームワークは会議や電子メールに依存せずに、全員が同じページを共有できます。代わりに、チームメンバーは即座に通知を受け取り、チームがリモートで作業している場合でも、いつでもどこからでもすべてのプロジェクトコンポーネントにアクセスできます。

視認性の向上

プロジェクトのすべての側面が 1 つのプラットフォーム上にある場合、進行状況の追跡が容易になります。すべてのチームメンバーが全体像にアクセスできます。また、管理者は進捗状況と潜在的なボトルネックをより簡単に評価し、リソースをより効果的に割り当てることができます。

データ精度の向上

調査から最新のコンテンツ、分析に至るまで、データの精度を維持することは困難です。ただし、マーケティング業務をオールインワンプラットフォームに統合すると、すべての情報が 1 か所にまとめられます。データを一元化することで、データの一貫性、正確性、最新性を維持し、データエラーや通信エラーの可能性を減らします。

より良い統合

統合により、複数のシステムとツールを 1 つにまとめることができます。コンテンツ管理プラットフォームを実装すると、顧客関係管理やエンタープライズリソースプランニングシステムなど、他の貴重なシステムを簡単に統合できます。そうすることで、マーケティングチームの生産性とビジネスプロセスと成果が向上します。

スムーズな統合のためのプロセスは何ですか?

生産性ツールとタスク管理ツールを統合するには、慎重なプロセスが必要ですが、混乱を招く必要はありません。 4 つの基本的なステップに分解すると、移行はよりスムーズに進みます。

1.影響を受けるすべての人を含める

生産性とタスク管理ツールを統合するという指令の影響を受けるのは、マーケティングオペレーションチームだけではないかもしれません。この最初のステップでは、マーケティングと直接的または間接的に連携する他のユニット、部門、およびチームを特定します。

統合が間近に迫っていること、およびすべての人にとって可能な限り最高の結果をもたらすスムーズな移行を確実にするために、彼らの助けが必要であることを伝えてください。また、調査を送信して、管理ニーズ、現在使用しているツール、およびユースケースに不可欠な機能を特定する必要があります。

2. 生産性とタスク管理の要件を特定する

すべての人の最も差し迫ったニーズを満たす理想的な生産性およびタスク管理プラットフォームの機能と機能要件のリストを生成します。また、「あると便利な」機能を特定することもできます。

リストを全員に配布し、レビューを依頼します。リストの調整が必要なフィードバックを受け取った場合は、必要な変更を加えてチームに再送信し、チームが快適であることを確認してください。

3. オプションのリストを生成する

会社で使用している既存のツールとプラットフォームのリストを作成します。また、業界をリードする新しいツールを調査し、最も有望なツールのデモを取得することもできます。理想的な機能と機能要件の最終的なリストに従って、各プラットフォームにスコアを付けます。

4. ニーズに最適なプラットフォームを選択する

システムが受け取ったスコアに基づいて、ニーズに最適なプラットフォームを選択してください。最終的な選択肢を提示し、プラットフォームを選択した理由を共有し、各チームがどのように利益を得られるかを説明します。

コンテンツオペレーションプラットフォームを選択する理由

プロジェクト管理ソフトウェアカテゴリ内のツールを評価する場合、2 つの基本的なオプションがあります。一般的なプロジェクト管理プラットフォームまたは特殊なプラットフォームです。

特に統合の目標を考えると、多くのユースケースに幅広く対応できる一般的なプロジェクト管理プラットフォームを使用したくなるかもしれません。しかし、これは、コンテンツ制作プロセスのサポートに特化した機能のトレードオフを意味する場合もあります。

簡単な思考演習を行うと役立つことがよくあります。管理が必要なプロジェクトの全範囲と種類を考慮すると、それらのプロジェクトのうち、コンテンツ中心のプロジェクトとコンテンツ中心でないプロジェクトの割合は何パーセントですか。

ブランドはますますマーケティング活動を従来の戦術からコンテンツに移行させており、従来の平均広告予算は 2023 年に 0.7% 減少しています。この進化する傾向に遅れずについていき、生産性を維持するには、コンテンツ用に設計された専用のプラットフォームが必要になります。

2020年2月から2022年9月までの従来型広告費の推移