メール受信者に返信するための 6 つのヒント

公開: 2023-01-20

Twilio SendGrid は、お客様に代わって、またお客様に向けて、毎月数十億通のメールを送信する専門家です。 長年にわたり、当社の電子メール チームは、顧客の返信に対応しながら大量の電子メール通信を送信する技術を駆使してきました。

ここでは、メールに適切に返信する方法を学ぶのに役立つ、私たちの経験とベスト プラクティスを共有します。 楽しい回答からトリッキーな質問まで、このブログは、顧客の信頼を固め、オープンなコミュニケーション ラインを構築するのに役立ちます。

ベストプラクティスから始めましょう。

1. 返信先アドレスを使用する

何よりもまず、返信先アドレスを含めることが重要です。 これは、受信者が電子メールを受信して​​返信できるようにする送信アドレスです。 このアドレスは、顧客の混乱やフラストレーションを回避するのに役立つだけでなく、メールの到達率を向上させます (これについては後で詳しく説明します)。

また、返信先アドレスは、あなたがコンピューターの反対側にいて、受信者の質問、コメント、または懸念事項を気にかけていることを受信者に示します。 この機能を設定し、受信者の返信に注意を払うことで、メール戦略を改善したり、潜在的なメール事故から学ぶことができます 私たちは皆それらを持っていました。

前述のように、返信先アドレスを設定すると、到達率も向上します。 電子メール サービス プロバイダー (ESP) は、多くの場合、返信先アドレスを正当なソース (つまり、スパムではなく) として識別します。 ただし、返信のないアドレスを使用している場合、ESP と受信者がメールをスパムとしてマークする可能性があり、到達率に永続的な影響を及ぼします。

スパムを回避し、顧客の全体的なエクスペリエンスを向上させるために、返信先アドレスを持つことの重要性はいくら強調してもしすぎることはありません。 さらに、見込み顧客をセールス ファネルに引き込むのに最適な方法です。

もっと説得力が必要ですか? 返信先アドレスが重要である理由の詳細について、ブログ記事「返信のないメールとは (そして決して使用しない理由)」を参照してください。

2. タイムリーに対応する

返信先アドレスができたので、次はメールの応答時間を検討します。 返信先アドレスがあると、受信トレイに自動返信メールが殺到する可能性がありますが、1 日のうち 1 ~ 2 時間かけてすべての返信を確認することで、顧客にとって重要な重要なコミュニケーションを見逃すことはありません。

顧客が応答を受け取るまでに数日待たされることは避け、応答を受け取ってから 24 時間以内またはそれよりも早く応答するようにしてください。 次に、疲労を避けるために、返信先受信トレイの担当者を定期的にローテーションすることを検討してください。

また、週末に返信できないことが予想される場合は、自動返信を設定して、月曜日に戻ってくることを顧客に知らせることをお勧めします。 それまでの間、緊急または緊急の要求のために電話できる番号を提供してください。

迅速な電子メール応答時間は、顧客のニーズがあなたにとって重要であり、喜んで手を差し伸べることに感謝していること顧客に示します. また、受信者に優れたブランド エクスペリエンスを提供すると、顧客維持率の向上が期待できます。

3. 否定的な返事を受け取ったら思いやりを示す

電子メールの受信者への返信で、あまり楽しくない部分があります。それは、否定的な返信への返信です。 否定的なメッセージを送信する顧客は、悪い日を過ごしている可能性があることに留意することが重要です。 本物の人間がメッセージを読んでくれるとは予想さえしていないかもしれません。

それでも、否定的な返信は、あなたとあなたのチームにとって学習の機会です。 とはいえ、すべての返信が返信に値するわけではありません。 ベスト プラクティスは、応答に適した応答とそうでない応答を判断する際に、自分の判断を信頼することです。

否定的な返信に返信するときは、受信者に思いやりを示してください。 彼らのメッセージに無関心であったり、同意できなかったりしても、あなたのブランドの最高のイメージを前面に出し続けてください。

受信者との関係を確立するには、パーソナライズされた応答を作成します。 たとえば、自分の名前、受信者の名前、および「I」をできるだけ使用します。 「[受信者の名前] 様、お問い合わせいただきありがとうございます。 ご不便をおかけして申し訳ございません。」

お客様のコメントや懸念事項にできる限り対処したと感じたら、さらにサポートが必要な場合に備えて、さらにサポートを提供します。

たとえば、「このメールに直接返信して、ご不明な点や懸念事項がございましたら、お気軽にお問い合わせください」と言って返信を締めくくることができます。 このフォローアップ文は信頼を築き、顧客が安心してあなたとコミュニケーションできるようにします。

一流の電子メールを書くためのインスピレーションについては、電子メールの書き方 101: 2021 年により良い電子メールを書く方法 (14 以上の方法) をご覧ください。

4. 返信を転送する (該当する場合)

お客様からの質問にはできる限りお答えするよう努めていますが、非常に技術的な質問やアカウント関連の質問の場合は特に、受信トレイに寄せられるすべての質問にお答えできない場合があります。

難しい質問や販売に関する問い合わせに遭遇した場合は、その専門知識を活用して受信者をより適切にサポートできる他の従業員または部門にそれを転送することをお勧めします。 他の利害関係者と連携して、誰がどのタイプの質問に回答するかについて調整し、合意します。

SendGrid では、「この IP を削除するにはどうすればよいですか?」などの技術的なアカウントに関する質問を転送します。 および「ユーザー名とパスワードを忘れてしまいました。助けてもらえますか?」サポート チームに連絡してください。 また、「アップグレードの利点について誰かと話してもいいですか?」などの販売関連の質問を転送します。 私たちのセールスチームに。

サポートチームやセールスチームがいませんか? 心配無用。 トピックの専門家である同僚にメッセージを転送できます。 または、受信者の質問に対処したり、少し準備して自分自身を心配したりできます。

5. 肯定的なフィードバックに対応する

肯定的な返信に返信することは、否定的な返信に返信することと同じくらい重要です (そして楽しいことです)。

このような状況では、受信者に愛を示し、あなたの一日を過ごしたことを知らせてください. この前向きなコミュニケーションは、彼らとの関係を築き、メールの背後に友好的な顔を置き、前向きなブランド体験を生み出すのに役立ちます.

6. Twilio SendGrid の準備済み応答の一部を使用する

メールへの返信方法に関する最高のヒントがわかったので、その知識を活用してみましょう。 メール受信者への返信に役立つように、以下にいくつかのメール返信を作成しました。 コピー、貼り付け、微調整してください。 これらの応答をブランドのスタイルに合わせて調整することもできます.

最も頻繁に使用する回答をドキュメントに保存し、チームと共有して、迅速かつ効率的な回答プロセスを作成することをお勧めします。 以下は、メールに適切に返信する方法を説明するための最良の返信です。

開会の挨拶

  • 「こんにちは[受取人]! 私の名前は[差出人]です。 ご連絡いただきありがとうございます。 お役に立ててうれしいです…」
  • 「こんにちは [受信者]、返信ありがとうございます。 混乱させてすみません…」
  • 「ご迷惑をおかけして申し訳ありません、[送信者]。 手伝いましょうか …"
  • 「やあ、[受信者]。 お問い合わせいただきありがとうございます。 …」
  • 「ねえ、[受信者]。 お問い合わせいただきありがとうございます。 説明していただけると嬉しいです...」

閉会の辞

  • 「この問題を一緒に解決できることを楽しみにしています!」
  • 「いつものように、ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。」
  • 「追加のリソースを紹介したり、サポート チームに連絡したりできるかどうかお知らせください。」
  • 「助けに来ました! ご質問やご不明な点がございましたら、このメールに直接ご返信ください。 まもなくご連絡いたします。」
  • 「ご質問にお答えできれば幸いです。 そうでない場合は、このメールに直接ご返信ください。さらにサポートさせていただきます。」

インタビューのためにプロとしてメールに返信する方法

メールをするとき、特に就職活動をしている場合は、印象が重要です。 面接のリクエストに応じて最初に送信するメールは、会社または採用担当者があなたと直接やり取りする最初のメールである可能性があるため、それを重要視する必要があります。

返信メールでプロフェッショナルであり続けるための最も効果的な方法は、メールを形式的でエラーのない状態に保ちながら、タイムリーに返信することです。 これは、スペル チェックを 2 回 (場合によっては 3 回) 行い、メールの応答時間に注意することを意味します。 たとえば、月曜日に面接の招待状を受け取った場合、1 週間も待たずに返信してください。招待状を見てすぐに、営業時間内に返信してください。

自信を持って送る

メールの返信プロセスに自信がある場合は、それが示されます。 返信プロセスを考えすぎた場合も同様です。 プロフェッショナルであり続け、適切なメール エチケットのルールを守りたいと思う一方で、リラックスして自分らしくいることが重要です。

言うは易く行うは難しですが、メールに自信を持って返信することで、受信者にポジティブなブランド体験をもたらし、ビジネスを成功に導くことができます。 明確で、簡潔で、礼儀正しく、タイムリーである限り、自信を持ってタスクを完了し、メールを送信できます。

Twilio SendGrid からの受信者への返信に関するヘルプ

何かをする前に、返信先アドレスを設定して、顧客と直接コミュニケーションできるようにしてください。 慣れるまでに時間がかかる場合がありますが、チームや同僚と協力して、応答を所有するためのアクション プランを作成してください。 また、誰に返信するかについて最善の判断を下す必要があり、肯定的な返信も返信に値することを忘れないでください。

状況に関係なく、常に最高のイメージを前面に出し、顧客が応答を数日待たせることは避けてください。 これらすべてを実行することで、顧客の不信感を解消し、到達率を向上させ、メールの受信者を満足させることができると確信しています。

返信先アドレスの設定についてサポートが必要ですか? Twilio SendGrid がお手伝いします。 ナレッジ センターでこのチュートリアル確認してください。