Come combinare file PDF

Pubblicato: 2022-09-09

Che tu stia scansionando un documento o scaricando più file da Internet, è spesso utile poterli trasformare in un unico PDF. La combinazione di elementi in un file PDF può essere eseguita in diversi modi, a seconda del software.

Le persone spesso incontrano alcuni problemi quando lo fanno, comprese le pagine che appaiono nell'ordine sbagliato o una strana formattazione applicata dopo l'unione. Se hai problemi a combinare i tuoi PDF, questo articolo ti aiuterà a farlo bene.

Perché vale la pena combinare file PDF

Come chiunque abbia mai avuto a che fare con i file PDF sa che possono essere un po' una seccatura. Provare a modificarli è spesso un mal di testa e la dimensione del file può diventare più grande di quanto vorresti in fretta.

Tuttavia, la combinazione di più file in un unico PDF offre una serie di vantaggi, sia che si tratti di semplificare l'invio di un documento completo a un membro del team, di uno stakeholder o di un responsabile delle assunzioni o semplicemente di rendere l'archiviazione dei file più pulita e organizzata.

Inoltre, la combinazione di file in un PDF può anche aiutare a proteggere le tue informazioni. Puoi aggiungere una password per impedire a chiunque di aprire o stampare il documento senza la tua autorizzazione, cosa che è più difficile da fare con altri formati di file.

Per le aziende che hanno bisogno di farlo spesso, investire in uno strumento di alta qualità come Adobe Acrobat potrebbe valere il prezzo. Ma per gli individui o le piccole imprese che hanno bisogno di unire i PDF solo occasionalmente, sono disponibili anche molte opzioni gratuite.

L'investimento necessario per combinare file PDF

Nella maggior parte dei casi, puoi utilizzare una fusione PDF online gratuita o gli strumenti integrati forniti con il tuo software di lettura PDF.

Ci sono alcune eccezioni a questa regola, tuttavia. Se devi unire file PDF crittografati o stai lavorando con informazioni riservate, assicurati che il software che stai utilizzando sia sicuro.

Per le grandi organizzazioni che detengono segreti commerciali, informazioni sui dipendenti o altri dati riservati, il prezzo di una fusione PDF top di gamma vale l'investimento.

Inoltre, se è necessario unire un numero elevato di PDF o file di grandi dimensioni, potrebbe essere necessario acquistare un programma più potente progettato specificamente per l'attività.

Fortunatamente, ci sono molte opzioni disponibili in una varietà di fasce di prezzo, quindi trovare il software giusto per le tue esigenze senza spendere troppo non dovrebbe essere troppo difficile.

Il tempo, ovviamente, è l'altro investimento chiave. L'unione di file PDF può essere un processo un po' lungo, soprattutto se hai a che fare con più documenti di grandi dimensioni. E questo diventa più vero quando si combinano i PDF su una macchina Windows, al contrario di un Mac.

Per chiunque sia moderatamente esperto di tecnologia, questa guida dovrebbe fornire informazioni più che sufficienti per svolgere il lavoro in modo efficace.

Strumenti per unire con successo file PDF su Windows

Se devi combinare PDF su un computer Windows, puoi utilizzare diversi metodi.

Un'opzione popolare consiste nell'utilizzare gli strumenti integrati forniti con il software di lettura PDF. Se stai già utilizzando Adobe Acrobat, ad esempio, puoi unire i PDF direttamente dall'interno del programma.

Ma i computer Windows stessi non sono dotati di un lettore PDF installato. Pertanto, dovrai scaricarne uno e installarne uno. Puoi utilizzare un software gratuito (e piuttosto limitato) o una delle numerose applicazioni a pagamento che possono essere dotate di solide funzionalità e sicurezza.

Ecco come unire i PDF su Windows con alcune applicazioni diverse:

1. PDFsam

PDFsam è un programma Windows gratuito e open source che ha anche opzioni per Linux e macOS. È una delle opzioni più popolari per unire i PDF.

Screenshot della dashboard di PDFsam che mostra l'elenco dei file e le impostazioni di unione

Il programma consente di utilizzare una varietà di funzioni, tra cui l'unione e la divisione di documenti PDF. Puoi anche combinare due file PDF, alternando le pagine di ciascun file per generare un singolo PDF da diversi PDF separati.

Tuttavia, non aspettarti un'interfaccia utente così semplice che vedi in Adobe Reader e altri software commerciali.

Il trascinamento di due file PDF in una finestra in PDFsam li combina in un elenco. È possibile riordinare l'elenco trascinando i singoli componenti. Tuttavia, puoi selezionare solo una pagina alla volta da ciascun PDF.

La versione Basic gestisce la possibilità di dividere e unire PDF (così come altre funzionalità) e non costa mai un centesimo. Esistono anche due versioni a pagamento: l'edizione avanzata, che è un editor PDF completo, e l'edizione visiva, che è un potente combinatore di PDF che offre più funzionalità rispetto alla versione di base. Quelli partono rispettivamente da $ 69 per utente all'anno e $ 34,90 per utente all'anno.

2. Fusione e divisore PDF

Screenshot della dashboard di PDF Merger & Splitter con un elenco di file e un menu a discesa per le impostazioni delle dimensioni della pagina

Un'alternativa gratuita a PDFsam è l'app PDF Merger & Splitter disponibile in Microsoft Store. Come suggerisce il nome, può fare molto di più che unire PDF; puoi anche dividere un PDF multipagina in più documenti.

Il programma è realizzato da AnywaySoft, un'azienda che non offre molte informazioni su se stessa sul suo sito web. PDF Merger & Splitter è un'app UWP (Universal Windows Platform) gratuita che utilizza la libreria PDFsharp open source per il rendering di documenti PDF.

PDF Merger & Splitter offre meno funzionalità di PDFsam, ma lo supera nella sua capacità di garantire che tutti i PDF combinati mantengano un'unica dimensione di pagina. Puoi forzare tutte le pagine in modo che abbiano le stesse dimensioni della prima, più grande o più utilizzata pagina del batch che stai combinando.

3. Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor o ABBYY FineReader

Se non vuoi affrontare il fastidio delle limitazioni delle funzionalità, avrai bisogno di un'app a pagamento. Quelli buoni ti mostreranno il PDF combinato prima di salvarlo su disco e visualizzeranno le immagini in miniatura in modo da poterle trascinare su e giù in una barra laterale per riordinare le pagine.

Riteniamo che esistano tre piattaforme software PDF che rappresentano le migliori opzioni a pagamento disponibili: Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor di Tracker Software e ABBYY FineReader.

Il processo di unione dei file su ciascuna di queste piattaforme è simile. Ecco come farlo:

  1. Passa a File> Crea> Combina file in un unico PDF.
  2. Nella finestra popup, fai clic su Aggiungi file per selezionare i file che desideri unire. Puoi scegliere tra file PDF, fogli di calcolo Excel, documenti Word o presentazioni PowerPoint.
  3. Puoi tenere premuto il tasto Ctrl sulla tastiera per selezionare più file contemporaneamente.
  4. Disporre i file nell'ordine in cui si desidera che appaiano nella casella di riepilogo dei file.
  5. Fare clic su Combina file .
  6. Salva il tuo PDF appena combinato navigando su File > Salva con nome e selezionando dove vuoi salvarlo sul tuo computer.

Puoi perfezionare la combinazione aprendo più file in schede separate nello strumento Combina PDF e trascinando le immagini in miniatura delle pagine desiderate dalla scheda di origine alla scheda di destinazione durante la combinazione di documenti. Se le miniature non sono visibili, premi Ctrl-T o vai su Visualizza > Pannelli per mostrarle.

Di queste tre opzioni, PDF X-change Editor è la più conveniente. Parte da $ 56 per una licenza permanente per un utente, mentre gli altri due richiedono piani di abbonamento. Adobe Acrobat parte da $ 12,99 al mese, mentre ABBYY FineReader parte da $ 69 all'anno per Mac e $ 117 all'anno per Windows.

5 passaggi per combinare PDF su un Mac

macOS include alcuni dei più potenti strumenti PDF integrati disponibili, incluso il programma Anteprima, apparentemente semplice. Il Finder in tutte le versioni recenti di macOS, a partire da Catalina nel 2019, ti consente di generare o combinare PDF da un'opzione di menu chiamata Combina documenti nella sua vista Galleria.

Gli utenti Mac possono selezionare un gruppo di PDF e combinarli in un unico file senza dover aprire Anteprima o qualsiasi altro programma. Puoi anche utilizzare questo metodo per combinare immagini, file di testo, fogli di calcolo e altri tipi di documenti in un unico PDF.

Screenshot del desktop Mac con tre file selezionati per creare pdf

Ecco una guida passo passo:

  1. Apri il Finder, passa alla vista Galleria e vai alla posizione dei PDF che desideri combinare.
  2. Seleziona tutti i PDF che desideri unire in un unico documento tenendo premuto il tasto Maiusc sulla tastiera e facendo clic su ciascun file. Puoi anche utilizzare il tasto Comando per selezionare elementi non contigui.
  3. Fai clic sul pulsante Crea un PDF nell'angolo in alto a destra della vista Galleria (sembra un segno più in un cerchio).
  4. Nel menu visualizzato, scegli Combina documenti .
  5. Verrà creato un nuovo PDF contenente tutti i file selezionati. Questo PDF combinato verrà salvato nella stessa posizione dei file originali e avrà il nome del file "combined.pdf" o qualunque sia il nome che scegli.

Puoi anche utilizzare Anteprima per combinare PDF sul tuo Mac aprendo tutti i file che desideri unire in un unico documento in Anteprima e quindi selezionando File > Stampa. Nella finestra di dialogo di stampa visualizzata, fai clic sul pulsante PDF nell'angolo in basso a sinistra e scegli Salva come PDF .

Puoi anche utilizzare il Finder per combinare i PDF trascinandoli l'uno nell'altro mentre sei in Visualizzazione elenco, ma questo metodo è meno affidabile perché può causare la rotazione o il posizionamento errato di alcune pagine.

8 passaggi per combinare PDF con dati sensibili

Quando devi combinare PDF e proteggere le informazioni sensibili, devi eseguire alcuni passaggi aggiuntivi. La cosa più importante da ricordare è che ogni volta che lavori con dati riservati o personali, dovresti utilizzare uno strumento che crittografa il file mentre viene modificato e fornisce funzionalità di sicurezza come la protezione tramite password.

Adobe Acrobat Pro è uno degli editor PDF più popolari per la combinazione di file e offre una varietà di funzionalità per proteggere i dati nei tuoi documenti.

Per combinare in modo sicuro i PDF utilizzando Adobe Acrobat Pro, attenersi alla seguente procedura:

  1. Apri Adobe Acrobat Pro e seleziona Crea PDF dalla schermata di benvenuto.
  2. Fare clic sul pulsante Combina file nella finestra principale.
  3. Fai clic sul pulsante Sfoglia e vai alla posizione dei PDF che desideri unire.
  4. Seleziona tutti i PDF che desideri unire e fai clic su Apri .
  5. Disporre i file nell'ordine in cui si desidera che appaiano nella casella di riepilogo dei file.
  6. Fare clic su Combina file .
  7. Salva il PDF combinato sul tuo computer.
  8. Quando hai finito, fai clic sul pulsante Chiudi .

Adobe Acrobat Pro è un programma a pagamento che costa $ 19,99 al mese, ma è disponibile una prova gratuita di una settimana se si desidera provarlo prima di acquistare un abbonamento.

Prossimi passi

Ora che hai imparato a combinare i PDF, potresti anche voler imparare a dividerli in più file. Questo può essere utile se devi inviare un documento di grandi dimensioni come più allegati più piccoli o se desideri estrarre pagine specifiche da un PDF.

Come puoi supporre da quanto sono bravi i Mac a combinare i PDF, puoi anche utilizzare Anteprima su un Mac per dividere un PDF in più file.

Per fare ciò, apri il PDF in Anteprima, fai clic sul menu Modifica e seleziona Dividi pagine . Ciò ti consentirà di scegliere quante pagine desideri in ogni nuovo file.

Puoi anche utilizzare strumenti online per dividere o unire PDF, ma fai attenzione quando li usi perché potrebbero non essere sicuri. Se stai lavorando con dati riservati, è sempre meglio utilizzare un programma installato localmente come PDF Merger & Splitter o Adobe Acrobat Pro se hai bisogno che anche i tuoi PDF finiti siano protetti o crittografati.

Con questa conoscenza in mano, puoi iniziare a semplificare il tuo flusso di lavoro e organizzare i tuoi documenti in modo più efficiente. Provalo e scopri come può semplificarti la vita!