Cómo combinar archivos PDF

Publicado: 2022-09-09

Ya sea que esté escaneando un documento o descargando varios archivos de Internet, a menudo es útil poder convertirlos en un solo PDF. La combinación de elementos en un archivo PDF se puede lograr de diferentes maneras, según su software.

Sin embargo, las personas a menudo se encuentran con algunos problemas al hacerlo, incluidas las páginas que aparecen en el orden incorrecto o la aplicación de un formato extraño después de la fusión. Si tiene problemas para combinar sus archivos PDF, este artículo lo ayudará a hacerlo correctamente.

Por qué vale la pena combinar archivos PDF

Como cualquiera que haya tratado con archivos PDF sabe que pueden ser un poco molestos. Tratar de editarlos es a menudo un dolor de cabeza y el tamaño del archivo puede ser más grande de lo que te gustaría en un apuro.

Sin embargo, combinar varios archivos en un solo PDF tiene una gran cantidad de beneficios, ya sea que facilita el envío de un documento completo a un miembro del equipo, a una parte interesada o al gerente de contratación o simplemente para que el almacenamiento de archivos sea más limpio y organizado.

Además, combinar archivos en un PDF también puede ayudar a proteger su información. Puede agregar una contraseña para evitar que alguien abra o imprima el documento sin su permiso, algo que es más difícil de hacer con otros formatos de archivo.

Para las empresas que necesitan hacer esto con frecuencia, vale la pena invertir en una herramienta de alta calidad como Adobe Acrobat. Pero para las personas o las pequeñas empresas que solo necesitan fusionar archivos PDF ocasionalmente, también hay muchas opciones gratuitas disponibles.

La inversión necesaria para combinar archivos PDF

En la mayoría de los casos, puede usar una fusión de PDF en línea gratuita o las herramientas integradas que vienen con su software de lectura de PDF.

Sin embargo, hay algunas excepciones a esta regla. Si necesita fusionar archivos PDF cifrados o está trabajando con información confidencial, querrá asegurarse de que el software que está utilizando sea seguro.

Para las grandes organizaciones que tienen secretos comerciales, información de los empleados u otros datos confidenciales, vale la pena la inversión por el precio de una fusión de PDF de primera línea.

Además, si necesita fusionar una gran cantidad de archivos PDF o archivos muy grandes, es posible que deba comprar un programa más potente diseñado específicamente para la tarea.

Afortunadamente, hay muchas opciones disponibles en una variedad de puntos de precio, por lo que encontrar el software adecuado para sus necesidades sin romper su presupuesto no debería ser demasiado difícil.

El tiempo, por supuesto, es la otra inversión clave. Fusionar archivos PDF puede ser un proceso un poco largo, especialmente si se trata de varios documentos grandes. Y esto se vuelve más cierto cuando se combinan archivos PDF en una máquina con Windows, a diferencia de una Mac.

Para cualquier persona moderadamente experta en tecnología, esta guía debería proporcionar información más que suficiente para hacer el trabajo de manera efectiva.

Herramientas para fusionar con éxito archivos PDF en Windows

Si necesita combinar archivos PDF en una computadora con Windows, hay algunos métodos diferentes que puede usar.

Una opción popular es usar las herramientas integradas que vienen con su software de lectura de PDF. Si ya está utilizando Adobe Acrobat, por ejemplo, puede fusionar archivos PDF directamente desde el programa.

Pero las computadoras con Windows no vienen con un lector de PDF instalado. Como tal, deberá descargar e instalar uno. Puede usar software gratuito (y bastante limitado) o una de varias aplicaciones pagas que pueden venir con funciones sólidas y seguridad.

Aquí se explica cómo fusionar archivos PDF en Windows con algunas aplicaciones diferentes:

1. PDFsam

PDFsam es un programa de Windows gratuito y de código abierto que también tiene opciones para Linux y macOS. Es una de las opciones más populares para fusionar archivos PDF.

Captura de pantalla del tablero de PDFsam que muestra la lista de archivos y la configuración de combinación

El programa le permite usar una variedad de funciones, incluida la combinación y división de documentos PDF. También puede combinar dos archivos PDF, alternando entre las páginas de cada archivo para generar un solo PDF a partir de varios PDF separados.

Sin embargo, no espere una interfaz de usuario tan simple como la que ve en Adobe Reader y otro software comercial.

Arrastrar dos archivos PDF a una ventana en PDFsam los combina en una lista. Puede reordenar la lista arrastrando componentes individuales. Sin embargo, solo puede seleccionar una página a la vez de cada PDF.

La versión básica maneja la capacidad de dividir y fusionar archivos PDF (así como otras características) y nunca cuesta un centavo. También hay dos versiones pagas: la edición mejorada, que es un editor de PDF con todas las funciones, y la edición visual, que es un potente combinador de PDF que ofrece más funciones que la versión básica. Esos comienzan en $ 69 por usuario por año y $ 34.90 por usuario por año, respectivamente.

2. Fusión y división de PDF

Captura de pantalla del panel de PDF Merger & Splitter con una lista de archivos y un menú desplegable para la configuración del tamaño de página

Una alternativa gratuita a PDFsam es la aplicación PDF Merger & Splitter disponible en Microsoft Store. Como su nombre lo indica, puede hacer más que simplemente fusionar archivos PDF; también puede dividir un PDF de varias páginas en varios documentos.

El programa está hecho por AnywaySoft, una firma que no ofrece mucha información sobre sí misma en su sitio web. PDF Merger & Splitter es una aplicación UWP (Universal Windows Platform) gratuita que utiliza la biblioteca PDFsharp de código abierto para representar documentos PDF.

PDF Merger & Splitter ofrece menos funciones que PDFsam, pero lo supera en su capacidad para garantizar que todos los archivos PDF que combine mantengan un solo tamaño de página. Puede forzar que todas las páginas tengan las mismas dimensiones que la primera página, la más grande o la más utilizada del lote que está combinando.

3. Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor o ABBYY FineReader

Si no quiere lidiar con la molestia de las limitaciones de funciones, necesitará una aplicación paga. Los buenos le mostrarán el PDF combinado antes de guardarlo en el disco y mostrarán imágenes en miniatura para que pueda arrastrarlas hacia arriba y hacia abajo en una barra lateral para reorganizar las páginas.

Creemos que hay tres plataformas de software PDF que representan las mejores opciones pagas disponibles: Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor de Tracker Software y ABBYY FineReader.

El proceso de combinación de archivos en cada una de estas plataformas es similar. Aquí está cómo hacerlo:

  1. Vaya a Archivo > Crear > Combinar archivos en un solo PDF.
  2. En la ventana emergente, haga clic en Agregar archivos para seleccionar los archivos que desea fusionar. Puede elegir entre archivos PDF, hojas de cálculo de Excel, documentos de Word o presentaciones de PowerPoint.
  3. Puede mantener presionada la tecla Ctrl en su teclado para seleccionar varios archivos a la vez.
  4. Organice los archivos en el orden en que desea que aparezcan en el cuadro de lista de archivos.
  5. Haga clic en Combinar archivos .
  6. Guarde su PDF recién combinado navegando a Archivo > Guardar como y seleccionando dónde desea guardarlo en su computadora.

Puede ajustar la combinación abriendo varios archivos en pestañas separadas en su herramienta de combinación de PDF y arrastrando imágenes en miniatura de las páginas que desee desde la pestaña de origen a la pestaña de destino al combinar documentos. Si las miniaturas no están visibles, presione Ctrl-T o vaya a Ver > Paneles para revelarlas.

De estas tres opciones, PDF X-change Editor es la más rentable. Comienza en $ 56 por una licencia permanente para un usuario, mientras que los otros dos requieren planes de suscripción. Adobe Acrobat comienza en $ 12.99 por mes, mientras que ABBYY FineReader comienza en $ 69 por año para Mac y $ 117 por año para Windows.

5 pasos para combinar archivos PDF en una Mac

macOS incluye algunas de las herramientas de PDF integradas más potentes disponibles, incluido el programa de vista previa aparentemente simple. El Finder en todas las versiones recientes de macOS, comenzando con Catalina en 2019, le permite generar o combinar archivos PDF desde una opción de menú llamada Combinar documentos en su vista de Galería.

Los usuarios de Mac pueden seleccionar un grupo de archivos PDF y combinarlos en un solo archivo sin tener que abrir Vista previa ni ningún otro programa. También puede usar este método para combinar imágenes, archivos de texto, hojas de cálculo y otros tipos de documentos en un solo PDF.

Captura de pantalla del escritorio de Mac con tres archivos seleccionados para crear pdf

Aquí hay una guía paso a paso:

  1. Abra el Finder, cambie a la vista de Galería y navegue hasta la ubicación de los archivos PDF que desea combinar.
  2. Seleccione todos los archivos PDF que desea fusionar en un solo documento manteniendo presionada la tecla Mayús en su teclado y haciendo clic en cada archivo. También puede utilizar la tecla Comando para seleccionar elementos no contiguos.
  3. Haga clic en el botón Crear un PDF en la esquina superior derecha de la vista de Galería (parece un signo más en un círculo).
  4. En el menú que aparece, elija Combinar documentos .
  5. Se creará un nuevo PDF con todos los archivos seleccionados. Este PDF combinado se guardará en la misma ubicación que los archivos originales y tendrá el nombre de archivo "combined.pdf" o el nombre que elija.

También puede usar Vista previa para combinar archivos PDF en su Mac abriendo todos los archivos que desea combinar en un documento en Vista previa y luego seleccionando Archivo > Imprimir. En el cuadro de diálogo de impresión que aparece, haga clic en el botón PDF en la esquina inferior izquierda y elija Guardar como PDF .

También puede usar el Finder para combinar archivos PDF arrastrándolos y soltándolos entre sí mientras está en la vista de lista, pero este método es menos confiable porque puede hacer que algunas de las páginas se giren o coloquen incorrectamente.

8 pasos para combinar archivos PDF con datos confidenciales

Cuando necesite combinar archivos PDF y mantener segura la información confidencial, deberá seguir algunos pasos adicionales. Lo más importante que debe recordar es que cada vez que trabaje con datos confidenciales o personales, debe usar una herramienta que cifre el archivo mientras se edita y proporcione funciones de seguridad como protección con contraseña.

Adobe Acrobat Pro es uno de los editores de PDF más populares para combinar archivos y ofrece una variedad de funciones para mantener seguros los datos de sus documentos.

Para combinar archivos PDF de forma segura con Adobe Acrobat Pro, siga estos pasos:

  1. Abra Adobe Acrobat Pro y seleccione Crear archivos PDF en la pantalla de bienvenida.
  2. Haga clic en el botón Combinar archivos en la ventana principal.
  3. Haga clic en el botón Examinar y navegue hasta la ubicación de los archivos PDF que desea fusionar.
  4. Seleccione todos los archivos PDF que desee combinar y haga clic en Abrir .
  5. Organice los archivos en el orden en que desea que aparezcan en el cuadro de lista de archivos.
  6. Haga clic en Combinar archivos .
  7. Guarde el PDF combinado en su computadora.
  8. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Cerrar .

Adobe Acrobat Pro es un programa pago que cuesta $ 19.99 por mes, pero hay disponible una prueba gratuita de una semana si desea probarlo antes de comprar una suscripción.

Próximos pasos

Ahora que ha aprendido a combinar archivos PDF, es posible que también desee aprender a dividirlos en varios archivos. Esto puede ser útil si necesita enviar un documento grande como varios archivos adjuntos más pequeños o si desea extraer páginas específicas de un PDF.

Como puede suponer por lo buenos que son los Mac para combinar archivos PDF, también puede usar Vista previa en un Mac para dividir un PDF en varios archivos.

Para hacer esto, abra el PDF en Vista previa, haga clic en el menú Editar y seleccione Dividir páginas . Esto le permitirá elegir cuántas páginas desea en cada archivo nuevo.

También puede usar herramientas en línea para dividir o fusionar archivos PDF, pero tenga cuidado al usarlas, ya que pueden no ser seguras. Si está trabajando con datos confidenciales, siempre es mejor usar un programa instalado localmente como PDF Merger & Splitter o Adobe Acrobat Pro si también necesita que sus archivos PDF terminados estén seguros o encriptados.

Con este conocimiento en la mano, puede comenzar a optimizar su flujo de trabajo y organizar sus documentos de manera más eficiente. ¡Pruébelo y vea cómo puede hacer su vida más fácil!