So kombinieren Sie PDF-Dateien

Veröffentlicht: 2022-09-09

Unabhängig davon, ob Sie ein Dokument scannen oder mehrere Dateien aus dem Internet herunterladen, ist es oft nützlich, sie in ein einziges PDF umwandeln zu können. Das Kombinieren von Elementen in einer PDF-Datei kann je nach Software auf verschiedene Arten erfolgen.

Dabei treten jedoch häufig einige Probleme auf, darunter Seiten, die in der falschen Reihenfolge angezeigt werden oder nach dem Zusammenführen seltsame Formatierungen angewendet werden. Wenn Sie Probleme beim Kombinieren Ihrer PDFs haben, hilft Ihnen dieser Artikel dabei, es richtig zu machen.

Warum sich das Kombinieren von PDF-Dateien lohnt

Jeder, der sich schon einmal mit PDF-Dateien beschäftigt hat, weiß, dass sie ein bisschen mühsam sein können. Der Versuch, sie zu bearbeiten, bereitet oft Kopfschmerzen und die Dateigröße kann schnell größer werden, als Sie möchten.

Das Kombinieren mehrerer Dateien in einem PDF hat jedoch eine Vielzahl von Vorteilen, sei es, dass es einfacher wird, ein umfassendes Dokument an ein Teammitglied, einen Stakeholder oder einen Personalchef zu senden, oder einfach nur, um Ihre Dateiablage sauberer und organisierter zu gestalten.

Darüber hinaus kann das Kombinieren von Dateien zu einem PDF auch zum Schutz Ihrer Informationen beitragen. Sie können ein Passwort hinzufügen, um zu verhindern, dass jemand das Dokument ohne Ihre Erlaubnis öffnet oder druckt, was bei anderen Dateiformaten schwieriger ist.

Für Unternehmen, die dies häufig tun müssen, kann sich die Investition in ein hochwertiges Tool wie Adobe Acrobat lohnen. Aber für Einzelpersonen oder kleine Unternehmen, die nur gelegentlich PDFs zusammenführen müssen, gibt es auch viele kostenlose Optionen.

Die erforderliche Investition zum Kombinieren von PDF-Dateien

In den meisten Fällen können Sie einen kostenlosen Online-PDF-Merger oder die integrierten Tools verwenden, die mit Ihrer PDF-Reader-Software geliefert werden.

Es gibt jedoch einige Ausnahmen von dieser Regel. Wenn Sie verschlüsselte PDF-Dateien zusammenführen müssen oder mit vertraulichen Informationen arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen verwendete Software sicher ist.

Für große Organisationen, die Geschäftsgeheimnisse, Mitarbeiterinformationen oder andere vertrauliche Daten besitzen, ist der Preis für eine PDF-Fusion der Spitzenklasse die Investition wert.

Wenn Sie außerdem eine große Anzahl von PDFs oder sehr große Dateien zusammenführen müssen, müssen Sie möglicherweise ein leistungsfähigeres Programm erwerben, das speziell für diese Aufgabe entwickelt wurde.

Glücklicherweise gibt es viele Optionen zu verschiedenen Preisen, sodass es nicht allzu schwierig sein sollte, die richtige Software für Ihre Bedürfnisse zu finden, ohne Ihr Budget zu sprengen.

Zeit ist natürlich die andere Schlüsselinvestition. Das Zusammenführen von PDF-Dateien kann ein etwas langwieriger Prozess sein, besonders wenn Sie es mit mehreren großen Dokumenten zu tun haben. Und dies gilt umso mehr, wenn PDFs auf einem Windows-Computer kombiniert werden, im Gegensatz zu einem Mac.

Für jeden, der mäßig technisch versiert ist, sollte dieser Leitfaden mehr als genug Informationen bieten, um die Arbeit effektiv zu erledigen.

Tools zum erfolgreichen Zusammenführen von PDF-Dateien unter Windows

Wenn Sie PDFs auf einem Windows-Computer kombinieren müssen, gibt es einige verschiedene Methoden, die Sie verwenden können.

Eine beliebte Option ist die Verwendung der integrierten Tools, die mit Ihrer PDF-Reader-Software geliefert werden. Wenn Sie beispielsweise bereits Adobe Acrobat verwenden, können Sie PDFs direkt aus dem Programm heraus zusammenführen.

Auf Windows-Computern selbst ist jedoch kein PDF-Reader installiert. Daher müssen Sie eine herunterladen und installieren. Sie können entweder kostenlose (und eher eingeschränkte) Software oder eine von mehreren kostenpflichtigen Anwendungen verwenden, die mit robusten Funktionen und Sicherheit ausgestattet sein können.

So führen Sie PDFs unter Windows mit einigen verschiedenen Anwendungen zusammen:

1. PDFsam

PDFsam ist ein kostenloses Open-Source-Windows-Programm, das auch Optionen für Linux und macOS bietet. Dies ist eine der beliebtesten Optionen zum Zusammenführen von PDFs.

Screenshot des PDFsam-Dashboards mit Dateiliste und Zusammenführungseinstellungen

Mit dem Programm können Sie eine Vielzahl von Funktionen verwenden, darunter das Zusammenführen und Aufteilen von PDF-Dokumenten. Sie können auch zwei PDF-Dateien kombinieren, indem Sie zwischen Seiten aus jeder Datei wechseln, um aus mehreren separaten PDFs eine einzelne PDF-Datei zu erstellen.

Erwarten Sie jedoch nicht eine so einfache Benutzeroberfläche wie in Adobe Reader und anderer kommerzieller Software.

Das Ziehen von zwei PDF-Dateien in ein Fenster in PDFsam kombiniert sie zu einer Liste. Sie können die Liste neu anordnen, indem Sie einzelne Komponenten ziehen. Sie können jedoch jeweils nur eine Seite aus jedem PDF auswählen.

Die Basic-Version bietet die Möglichkeit, PDFs aufzuteilen und zusammenzuführen (sowie andere Funktionen) und kostet nie einen Cent. Es gibt auch zwei kostenpflichtige Versionen – die Enhanced Edition, ein voll ausgestatteter PDF-Editor, und die Visual Edition, ein leistungsstarker PDF-Combiner, der mehr Funktionen als die Basic-Version bietet. Diese beginnen bei 69 $ pro Benutzer und Jahr bzw. 34,90 $ pro Benutzer und Jahr.

2. PDF-Zusammenführung und -Splitter

Screenshot des PDF Merger & Splitter-Dashboards mit einer Liste von Dateien und einem Dropdown-Menü für Seitengrößeneinstellungen

Eine kostenlose Alternative zu PDFsam ist die App PDF Merger & Splitter, die im Microsoft Store erhältlich ist. Wie der Name schon sagt, kann es mehr als nur PDFs zusammenführen; Sie können auch ein mehrseitiges PDF in mehrere Dokumente aufteilen.

Das Programm wird von WhateverSoft entwickelt, einer Firma, die auf ihrer Website nicht viele Informationen über sich selbst anbietet. PDF Merger & Splitter ist eine kostenlose UWP-App (Universal Windows Platform), die die Open-Source-PDFsharp-Bibliothek zum Rendern von PDF-Dokumenten verwendet.

PDF Merger & Splitter bietet weniger Funktionen als PDFsam, übertrifft es jedoch in seiner Fähigkeit, sicherzustellen, dass alle PDFs, die Sie kombinieren, eine einzige Seitengröße beibehalten. Sie können erzwingen, dass alle Seiten dieselben Abmessungen haben wie die erste, größte oder am häufigsten verwendete Seite des Stapels, den Sie kombinieren.

3. Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor oder ABBYY FineReader

Wenn Sie sich nicht mit Funktionseinschränkungen auseinandersetzen möchten, benötigen Sie eine kostenpflichtige App. Gute zeigen Ihnen das kombinierte PDF, bevor Sie es auf der Festplatte speichern, und zeigen Miniaturbilder an, damit Sie sie in einer Seitenleiste nach oben und unten ziehen können, um die Seiten neu anzuordnen.

Unserer Meinung nach gibt es drei PDF-Softwareplattformen, die die besten verfügbaren kostenpflichtigen Optionen darstellen: Adobe Acrobat, PDF-Xchange Editor von Tracker Software und ABBYY FineReader.

Der Dateizusammenführungsprozess auf jeder dieser Plattformen ist ähnlich. So geht's:

  1. Navigieren Sie zu Datei > Erstellen > Dateien zu einem einzigen PDF kombinieren.
  2. Klicken Sie im Popup-Fenster auf Dateien hinzufügen , um die Dateien auszuwählen, die Sie zusammenführen möchten. Sie können zwischen PDF-Dateien, Excel-Tabellen, Word-Dokumenten oder PowerPoint-Präsentationen wählen.
  3. Sie können die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten, um mehrere Dateien gleichzeitig auszuwählen.
  4. Ordnen Sie die Dateien in der Reihenfolge an, in der sie im Dateilistenfeld angezeigt werden sollen.
  5. Klicken Sie auf Dateien kombinieren .
  6. Speichern Sie Ihr neu kombiniertes PDF, indem Sie zu Datei > Speichern unter navigieren und auswählen, wo Sie es auf Ihrem Computer speichern möchten.

Sie können die Kombination verfeinern, indem Sie mehrere Dateien in separaten Registerkarten in Ihrem PDF-Kombinationstool öffnen und beim Kombinieren von Dokumenten Miniaturbilder der gewünschten Seiten von der Quellregisterkarte auf die Zielregisterkarte ziehen. Wenn Miniaturansichten nicht sichtbar sind, drücken Sie Strg-T oder gehen Sie zu Ansicht > Bedienfelder, um sie anzuzeigen.

Von diesen drei Optionen ist PDF X-change Editor die kostengünstigste. Es beginnt bei 56 US-Dollar für eine dauerhafte Lizenz für einen Benutzer, während die anderen beiden Abonnementpläne erfordern. Adobe Acrobat beginnt bei 12,99 $ pro Monat, während ABBYY FineReader bei 69 $ pro Jahr für Mac und 117 $ pro Jahr für Windows beginnt.

5 Schritte zum Kombinieren von PDFs auf einem Mac

macOS enthält einige der leistungsstärksten integrierten PDF-Tools, einschließlich des täuschend einfach aussehenden Vorschauprogramms. Der Finder in allen neueren macOS-Versionen, beginnend mit Catalina im Jahr 2019, ermöglicht es Ihnen, PDFs über eine Menüoption namens „Dokumente kombinieren“ in der Galerieansicht zu generieren oder zu kombinieren.

Mac-Benutzer können eine Gruppe von PDFs auswählen und sie zu einer Datei kombinieren, ohne die Vorschau oder ein anderes Programm öffnen zu müssen. Sie können diese Methode auch verwenden, um Bilder, Textdateien, Tabellenkalkulationen und andere Arten von Dokumenten in einer einzigen PDF-Datei zu kombinieren.

Screenshot des Mac-Desktops mit drei zum Erstellen von PDF-Dateien ausgewählten Dateien

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Öffnen Sie den Finder, wechseln Sie zur Galerieansicht und navigieren Sie zum Speicherort der PDFs, die Sie kombinieren möchten.
  2. Wählen Sie alle PDFs aus, die Sie zu einem Dokument zusammenführen möchten, indem Sie die Umschalttaste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten und auf jede Datei klicken. Sie können auch die Befehlstaste verwenden, um nicht zusammenhängende Elemente auszuwählen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF erstellen in der oberen rechten Ecke der Galerieansicht (sie sieht aus wie ein Pluszeichen in einem Kreis).
  4. Wählen Sie im angezeigten Menü Dokumente kombinieren .
  5. Es wird ein neues PDF erstellt, das alle ausgewählten Dateien enthält. Dieses kombinierte PDF wird am selben Ort wie die Originaldateien gespeichert und trägt den Dateinamen „combined.pdf“ oder wie auch immer Sie den Namen wählen.

Sie können die Vorschau auch verwenden, um PDFs auf Ihrem Mac zu kombinieren, indem Sie alle Dateien, die Sie zu einem Dokument zusammenführen möchten, in der Vorschau öffnen und dann „Datei“ > „Drucken“ auswählen. Klicken Sie im angezeigten Druckdialogfeld auf die Schaltfläche „ PDF “ in der unteren linken Ecke und wählen Sie „ Als PDF speichern “ aus.

Sie können den Finder auch verwenden, um PDFs zu kombinieren, indem Sie sie in der Listenansicht ziehen und ablegen, aber diese Methode ist weniger zuverlässig, da sie dazu führen kann, dass einige der Seiten gedreht oder falsch positioniert werden.

8 Schritte zum Kombinieren von PDFs mit sensiblen Daten

Wenn Sie PDFs kombinieren und vertrauliche Informationen schützen müssen, müssen Sie einige zusätzliche Schritte ausführen. Das Wichtigste, woran Sie denken sollten, ist, dass Sie jedes Mal, wenn Sie mit vertraulichen oder persönlichen Daten arbeiten, ein Tool verwenden sollten, das die Datei während der Bearbeitung verschlüsselt und Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz bietet.

Adobe Acrobat Pro ist einer der beliebtesten PDF-Editoren zum Kombinieren von Dateien und bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Daten in Ihren Dokumenten zu schützen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um PDFs mit Adobe Acrobat Pro sicher zu kombinieren:

  1. Öffnen Sie Adobe Acrobat Pro und wählen Sie im Willkommensbildschirm PDFs erstellen .
  2. Klicken Sie im Hauptfenster auf die Schaltfläche Dateien kombinieren.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und navigieren Sie zum Speicherort der PDFs, die Sie zusammenführen möchten.
  4. Wählen Sie alle PDFs aus, die Sie kombinieren möchten, und klicken Sie auf Öffnen .
  5. Ordnen Sie die Dateien in der Reihenfolge an, in der sie im Dateilistenfeld angezeigt werden sollen.
  6. Klicken Sie auf Dateien kombinieren .
  7. Speichern Sie das kombinierte PDF auf Ihrem Computer.
  8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen .

Adobe Acrobat Pro ist ein kostenpflichtiges Programm, das 19,99 $ pro Monat kostet, aber eine einwöchige kostenlose Testversion ist verfügbar, wenn Sie es vor dem Kauf eines Abonnements ausprobieren möchten.

Nächste Schritte

Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie PDFs kombinieren, möchten Sie vielleicht auch lernen, wie Sie sie in mehrere Dateien aufteilen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie ein großes Dokument als mehrere kleinere Anhänge senden müssen oder wenn Sie bestimmte Seiten aus einer PDF-Datei extrahieren möchten.

Wie Sie vielleicht davon ausgehen, wie gut Macs beim Kombinieren von PDFs sind, können Sie die Vorschau auf einem Mac auch verwenden, um eine PDF in mehrere Dateien aufzuteilen.

Öffnen Sie dazu die PDF-Datei in der Vorschau, klicken Sie auf das Menü Bearbeiten und wählen Sie Seiten teilen . Auf diese Weise können Sie auswählen, wie viele Seiten Sie in jeder neuen Datei haben möchten.

Sie können auch Online-Tools verwenden, um PDFs aufzuteilen oder zusammenzuführen, aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie diese verwenden, da sie möglicherweise nicht sicher sind. Wenn Sie mit vertraulichen Daten arbeiten, ist es immer am besten, ein lokal installiertes Programm wie PDF Merger & Splitter oder Adobe Acrobat Pro zu verwenden, wenn Sie auch Ihre fertigen PDFs sicher oder verschlüsselt benötigen.

Mit diesem Wissen können Sie beginnen, Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren und Ihre Dokumente effizienter zu organisieren. Probieren Sie es aus und sehen Sie, wie es Ihr Leben einfacher machen kann!